Việc này giúp gì
Bạn không nhập sổ, bạn đọc sổ
Mỗi lần bán hàng, nhập hàng, thu chi hay kiểm kê, hệ thống tự tạo bút toán vào đúng sổ. Không ai phải ngồi nhập tay từng dòng. Màn hình này để bạn mở từng sổ theo kỳ, đối chiếu số liệu, xuất file lưu trữ và khóa kỳ khi đã chốt.
Bộ sổ mà một hộ kinh doanh (HKD) phải giữ được quy định theo nhóm doanh thu, theo Thông tư 152/2025. Hệ thống chuẩn bị sẵn đủ các sổ và ghi vào sổ tương ứng khi có nghiệp vụ. Muốn biết nhóm của mình và bộ sổ áp dụng thì tra ở khung pháp lý.
Cần có trước
- Nghiệp vụ trong kỳ đã ghi nhận đầy đủ: đơn bán đã hoàn tất, hàng mua đã nhận, thu chi đã ghi.
- Quyền xem sổ sách - dành cho chủ hộ và kế toán. Thu ngân không thao tác trên sổ.
- Muốn khóa kỳ hoặc thêm bút toán thủ công thì cần quyền quản lý kế toán.
Các bước
Rà sổ một kỳ
-
Mở một sổ
Vào menu Kế toán. Trong đó có các sổ: quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, doanh thu, chi phí, thuế, kho và công nợ. Bấm vào sổ bạn cần xem.
-
Chọn kỳ
Chọn Kỳ ở đầu màn hình, mặc định là tháng hiện tại. Bảng hiện các bút toán trong kỳ: ngày, số chứng từ, diễn giải, ghi Nợ hoặc Có, và số dư.
Sổ có yếu tố thuế, hàng hóa hoặc đối tác sẽ hiện thêm cột tương ứng, ví dụ thuế suất, số lượng, tên đối tác.
-
Bung chi tiết dòng có giảm giá
Bút toán của một đơn bán có giảm giá mở rộng được. Bấm vào dòng để xem chiết khấu tách theo nguồn: ưu đãi hạng, khuyến mãi, đổi điểm, giảm tay.
-
Xem dòng tiền tổng
Mở Nhật ký thu chi rồi chọn kỳ. Bảng gộp mọi khoản thu và chi của cả tiền mặt lẫn ngân hàng theo thứ tự thời gian, kèm số dư lũy kế. Phía trên hiện tồn đầu kỳ, tổng thu, tổng chi và tồn cuối kỳ.
Muốn nhìn dòng tiền theo nhóm hoạt động thì mở báo cáo lưu chuyển tiền tệ, có nút xuất PDF riêng.
-
Xuất file lưu trữ
Trong màn hình một sổ, bấm Xuất Excel để lấy file chỉnh sửa và lưu, hoặc Xuất PDF để lấy bản in khổ A4 ngang có sẵn font tiếng Việt.
Cả hai bản kết xuất lấy đúng số đang hiển thị và chỉ để đọc. Sửa trong file không làm đổi sổ.
-
Khóa kỳ khi đã chốt
Khi kỳ đã đối chiếu xong và đã lập tờ khai, chọn kỳ đó rồi bấm Khóa kỳ và xác nhận. Sau khi khóa, hệ thống từ chối mọi bút toán mới trong kỳ, kể cả bút toán tự động lẫn thủ công.
Kết quả
Nghiệp vụ nào chảy vào sổ nào
| Việc bạn làm ngoài quầy | Sổ ghi nhận |
|---|---|
| Bán một đơn hoàn tất | Sổ doanh thu, sổ thuế, sổ kho, sổ quỹ tiền mặt hoặc tiền gửi |
| Bán ghi nợ | Sổ doanh thu và sổ công nợ |
| Nhận hàng từ nhà cung cấp | Sổ kho và sổ công nợ |
| Trả tiền nhà cung cấp | Sổ quỹ tiền mặt hoặc tiền gửi, sổ công nợ |
| Duyệt bảng lương | Sổ chi phí và sổ công nợ phải nộp |
| Kiểm kê phát hiện chênh lệch | Sổ kho |
Hỏi đáp
Những chỗ hay vướng
Vì sao có sổ trống dù cửa hàng vẫn hoạt động?
Bút toán chỉ ghi vào sổ liên quan tới nghiệp vụ đã phát sinh, và bộ sổ áp dụng phụ thuộc nhóm doanh thu của hộ. Kỳ nào chưa có nghiệp vụ tương ứng thì sổ đó trống - không phải lỗi.
Bán hàng xong mà không thấy bút toán?
Máy ghi sổ bật sẵn nên đơn hoàn tất là có bút toán. Không thấy thì kiểm hai chỗ trước: đơn đã ở trạng thái hoàn tất chưa, và bạn đang xem đúng kỳ chưa. Vẫn không thấy thì liên hệ người quản trị.
Đã khóa kỳ nhưng phát hiện sai số?
Không mở khóa để sửa trực tiếp. Ghi chứng từ đảo hoặc thay thế ở kỳ đang mở - xem tra cứu và in chứng từ. Đây là nguyên tắc toàn vẹn dữ liệu của phần mềm kế toán.
Có ghi tay một dòng vào sổ được không?
Được, nhưng chỉ nên dùng cho các khoản điều chỉnh hoặc khoản đặc thù. Kế toán chọn sổ, loại ghi Nợ hoặc Có, số tiền, diễn giải và ngày. Bút toán thủ công cũng bị chặn nếu kỳ đã khóa. Đa số trường hợp nên để hệ thống tự sinh từ nghiệp vụ.
Hộ tôi phải giữ những sổ nào?
Tùy nhóm doanh thu của hộ theo Thông tư 152/2025. Vào khung pháp lý, dùng phần tra cứu theo ngày, nhập ngày và mức doanh thu năm để biết bộ sổ cần giữ.
Số trong file Excel có khớp với màn hình không?
Có. File kết xuất lấy đúng số liệu đang hiển thị.