Hướng dẫn Hộ kinh doanh · Hàng hóa và kho · Quản lý kho
Nhân viên kho

Nhập, xuất và kiểm kê kho

Xem còn bao nhiêu, ghi hàng vào hàng ra, đếm lại cho khớp thực tế, và biết trước lô nào sắp hết hạn.

Việc này giúp gì

Biết chắc trong kho còn gì

Tồn kho tự trừ mỗi khi bán, nhưng vẫn có hàng vỡ, hàng biếu, hàng đếm hụt. Phần kho cho bạn ghi lại những việc đó bằng phiếu, đếm lại định kỳ, và nhắc trước khi hàng hết hoặc hết hạn.

Đường đi: Kho › các màn Tồn kho tổng hợp, Phiếu nhập / xuất kho, Cảnh báo tồn kho thấp, Kiểm kê, Chuyển hàng nội bộ
Thêm, sửa, ngừng một kho làm ở màn riêng. Việc quản lý danh mục kho hàng nay tách sang màn Kho hàng - xem danh mục kho hàng. Trang này tập trung vào phiếu nhập, phiếu xuất, kiểm kê và theo dõi tồn.

Cần có trước

  • Mặt hàng đã bật Theo dõi tồn và có Tồn tối thiểu nếu muốn được cảnh báo - đặt ở form sản phẩm.
  • Tài khoản của bạn được gán vai trò kho, hoặc bạn là chủ hộ.
  • Nếu hộ có nhiều cơ sở: các chi nhánh đã khai - xem quản lý nhiều chi nhánh.

Các bước

Việc làm hằng ngày

  1. Xem tồn hiện tại

    Vào Tồn kho tổng hợp. Mỗi dòng là một mặt hàng với số tồn, phần đang giữ chỗ, giá vốn và thời điểm cập nhật gần nhất. Tìm theo tên, lọc theo kho. Từ đây có sẵn nút Nhập kho, Xuất kho và Kiểm kê.

    Hộ có nhiều chi nhánh còn thêm ô lọc theo chi nhánh ở trên: để trống là tổng tồn toàn hộ, chọn một chi nhánh là chỉ tồn của chi nhánh đó. Khi xem tất cả, cột Theo chi nhánh tách tồn của từng chi nhánh trên cùng một dòng - ví dụ "CN chính: 10, CN2: 3". Xem chi tiết tồn từng chi nhánh, đặt tồn và chuyển hàng ở tồn kho theo chi nhánh.

  2. Lập phiếu nhập hoặc phiếu xuất

    Bấm Nhập kho hoặc Xuất kho. Thêm từng dòng hàng: chọn mặt hàng, số lượng, giá vốn, đơn vị. Chưa có mặt hàng trong danh mục thì bấm Thêm nhanh sản phẩm mới ngay trong phiếu.

  3. Lưu phiếu

    Bấm Lưu. Hệ thống cập nhật tồn và ghi vào nhật ký. Phiếu nhập làm tính lại giá vốn bình quân của mặt hàng đó.

  4. Tra lại khi cần

    Màn Phiếu nhập / xuất kho là nhật ký chứng từ. Vào đó tra lại ai nhập gì, khi nào, bao nhiêu.

Phiếu nhập thủ công không lên sổ kế toán. Chỉ hàng nhập qua đơn mua hàng mới tự phát sinh ghi sổ. Phiếu nhập lập tay ở màn kho chỉ cập nhật số tồn. Riêng kiểm kê thì có ghi bút toán điều chỉnh vào sổ khi bạn chốt.

Các bước

Kiểm kê - cách duy nhất để sửa số tồn

Không có nút "điều chỉnh tồn" riêng. Muốn số trên hệ thống khớp với hàng thật trong kho thì đi qua kiểm kê.

  1. Tạo phiếu kiểm kê

    Vào Kiểm kê, bấm Tạo phiếu kiểm kê và chọn kho cần đếm.

  2. Đếm hàng thật rồi nhập vào

    Hệ thống nạp danh sách mặt hàng kèm tồn sổ - số đang có trên hệ thống. Bạn đếm hàng thật rồi nhập tồn thực cho từng dòng.

    Ghi số thật đếm được, đừng sửa cho khớp sổ. Mục đích của việc kiểm kê chính là tìm ra chỗ lệch.

  3. Xem chênh lệch

    Chênh lệch và giá trị chênh được tính tự động cho từng dòng. Số dương là thừa, số âm là thiếu. Rà lại các dòng lệch nhiều trước khi chốt.

  4. Chốt phiếu

    Bấm Hoàn tất kiểm kê. Hệ thống đặt lại tồn theo số thực đếm, sinh chứng từ điều chỉnh và ghi vào sổ kế toán.

Các bước

Cảnh báo tồn thấp, lô và hạn sử dụng

Với hàng thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc, hạn sử dụng quan trọng ngang số tồn.

  1. Mở màn cảnh báo

    Vào Cảnh báo tồn kho thấp. Màn này liệt kê mặt hàng có tồn dưới mức tối thiểu bạn đã khai ở form sản phẩm.

  2. Xem khối lô cận hạn

    Cùng màn có khối lô cận hạn và quá hạn trong bảy ngày, đánh dấu rõ "Đã quá hạn" hoặc "Còn N ngày". Đây là danh sách bạn cần xử lý trước.

  3. Yên tâm về thứ tự xuất hàng

    Khi bán hoặc xuất, hệ thống ưu tiên xuất lô hết hạn sớm nhất trước. Bạn không phải chọn lô bằng tay.

Giới hạn đang có với lô và hạn sử dụng. Màn nhập kho nhanh hiện chưa có ô nhập số lô và hạn sử dụng. Việc xuất theo lô hết hạn sớm vẫn chạy đúng khi dữ liệu lô đã có trong hệ thống. Trong lúc chờ bổ sung ô nhập, cửa hàng bán hàng có hạn nên ghi thêm sổ tay ngày nhập từng lô để đối chiếu.
Cảnh báo tính khi bạn mở trang. Màn này không tự chạy nền để nhắc. Phần nhắc chủ động nằm ở thông báo và cảnh báo.

Các bước

Chuyển hàng giữa các cơ sở

Phiếu chuyển hàng nội bộ
Chuyển hàng giữa chi nhánh không ghi doanh thu và không lên sổ.

  1. Tạo phiếu chuyển

    Vào Chuyển hàng nội bộ, bấm Tạo phiếu chuyển. Chọn cơ sở nguồn, cơ sở đích, các dòng hàng và số lượng. Phiếu tạo ra ở trạng thái Nháp.

  2. Xuất hàng đi

    Mở chi tiết phiếu, bấm Xuất hàng. Hệ thống kiểm đủ tồn ở nguồn rồi trừ tồn, phiếu chuyển sang Đang chuyển.

  3. Nhận hàng ở đích

    Khi hàng tới nơi, bấm Nhận hàng. Tồn cơ sở đích tăng lên, phiếu chuyển sang Đã nhận.

Hủy phiếu chuyển. Phiếu còn nháp hoặc đang chuyển thì hủy được - nếu đã xuất thì hủy sẽ hoàn tồn về cơ sở nguồn. Phiếu đã nhận thì không hủy được nữa. Chuyển hàng nội bộ không ghi doanh thu và không lên sổ sách, vì hàng vẫn thuộc cùng một hộ kinh doanh, chỉ đổi chỗ.

Hỏi đáp

Những chỗ hay vướng

Muốn sửa số tồn cho đúng thực tế thì làm sao?

Dùng kiểm kê: tạo phiếu, nhập tồn thực, bấm Hoàn tất. Không có nút điều chỉnh tồn riêng, và đây là chủ ý - mọi thay đổi tồn đều phải có chứng từ.

Ô mã kho là gì, để trống được không?

Là mã của kho. Danh mục kho khai ở màn Kho hàng, nhưng ô mã kho trên phiếu hiện vẫn nhập bằng ô văn bản, chưa chọn từ danh mục. Nhiều phiếu để trống mã kho vẫn dùng được. Lưu ý danh mục kho ở màn Kho hàng hiện chưa gắn với số tồn thực tế - tồn đang tách theo chi nhánh, không theo kho trong danh mục.

Tồn ở màn kho và tồn ở màn chi nhánh không khớp?

Đây là hai lớp số liệu riêng: tồn theo chi nhánh phục vụ chuyển hàng, tồn theo kho phục vụ các màn kho. Hai lớp này hiện chưa tự đồng bộ. Nếu cửa hàng dùng cả hai thì phải đối chiếu định kỳ.

Bán hàng có tự trừ tồn không?

Có. Mỗi đơn hoàn tất tự trừ tồn theo đúng lô, ưu tiên lô hết hạn sớm nhất. Bạn không phải lập phiếu xuất cho hàng đã bán.

Nên kiểm kê bao lâu một lần?

Tài liệu không quy định. Tùy quy mô cửa hàng và loại hàng - hàng dễ hỏng và hàng giá trị cao thì nên đếm dày hơn.

Nhập hàng từ nhà cung cấp thì làm ở đâu?

Nên đi qua đơn mua hàng. Nhận hàng theo đơn mua thì vừa cập nhật tồn vừa tự ghi sổ và ghi công nợ nhà cung cấp.

Lưu ý. Phiếu kiểm kê khi chốt sẽ ghi bút toán điều chỉnh vào sổ kế toán. Rà kỹ các dòng chênh lệch lớn trước khi bấm Hoàn tất.
Quay lạiDanh mục kho hàng