Việc này giúp gì
Ghi chi phí mà ít gõ tay
Ghi nhận hóa đơn mua vào và chi phí hoạt động - thuê mặt bằng, điện, nước, vận chuyển, dịch vụ mua ngoài. Bạn tải ảnh hoặc PDF lên, hệ thống bóc tách các trường và điền sẵn; bạn chỉ soát rồi duyệt. Có kho lưu chứng từ gốc, tự phát hiện hóa đơn nghi trùng và nhắc khi thiếu chứng từ chuyển khoản.
Cần có trước
- Ảnh hoặc bản PDF của hóa đơn cần ghi. Không có ảnh thì nhập chi phí thủ công.
- Quyền kế toán để duyệt và ghi sổ. Thu ngân nhập được chứng từ nhưng không duyệt - xem tài khoản và phân quyền.
Các bước
Ghi một hóa đơn đầu vào từ ảnh
-
Tải ảnh hóa đơn lên
Ở hàng đợi, bấm Nhập hóa đơn, chọn một hoặc nhiều tệp ảnh hoặc PDF rồi tải lên.
-
Hệ thống bóc tách
Hệ thống đọc từng tệp và điền sẵn: tên nhà cung cấp, mã số thuế, số hóa đơn, ngày, số tiền, các dòng hàng. Xong thì mở màn duyệt.
Bản dùng thử bóc tách theo mô phỏng - dữ liệu điền sẵn là mẫu để bạn làm quen luồng. Cứ soát và sửa như với hóa đơn thật.
-
Soát các trường
Màn duyệt hiện ảnh gốc bên trái, các trường đã điền bên phải. Mỗi trường có nhãn độ tin cậy cao, trung bình hoặc thấp; trường thấp được tô đỏ - kiểm kỹ các trường này.
-
Chọn khoản mục
Chọn khoản mục chi phí, kiểm lại số tiền. Tick chuyển khoản nếu thanh toán không dùng tiền mặt.
-
Duyệt và ghi sổ
Bấm Duyệt và ghi sổ. Chứng từ chuyển sang Đã ghi sổ, sinh số phiếu chi và vào sổ chi phí.
Cảnh báo khi duyệt
Hệ thống nhắc trước khi ghi sổ
| Cảnh báo | Nghĩa là |
|---|---|
| Nghi trùng | Đã có chứng từ giống: cùng nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày và số tiền. |
| Thiếu chứng từ chuyển khoản | Hóa đơn từ một ngưỡng tiền trở lên nhưng chưa đánh dấu thanh toán không dùng tiền mặt - nên đính kèm ủy nhiệm chi. |
| Khớp đơn mua đã nhận kho | Hóa đơn gắn với đơn mua đã nhập kho - hệ thống chỉ bổ sung chứng từ, không ghi trùng giá vốn. |
| Chi phí cao bất thường | Số tiền cao khác thường so với mức thường của cùng khoản mục hoặc nhà cung cấp trong các tháng gần đây. |
Thêm hai việc hay dùng
Chi phí không có ảnh và khớp thanh toán
Không phải chi phí nào cũng có hóa đơn ảnh, và không phải hóa đơn nào cũng có sẵn chứng từ thanh toán. Hai chức năng này lo hai việc đó.
- Chi phí thủ công. Chi phí không có hóa đơn ảnh thì bấm Chi phí thủ công, điền nhà cung cấp hoặc nội dung, chọn khoản mục và số tiền. Chứng từ vào thẳng màn duyệt.
- Chi phí cá nhân. Khoản chi là chi tiêu cá nhân của chủ hộ, không phải chi phí kinh doanh, thì tick ô Chi phí cá nhân. Khi duyệt, khoản này không ghi vào sổ kinh doanh - chỉ lưu để tham chiếu, tách bạch tiền cá nhân với tiền cửa hàng. Trong danh sách, chứng từ cá nhân có nhãn Cá nhân.
- Khớp thanh toán từ sao kê. Nạp sao kê ngân hàng từ chức năng Sao kê và đối soát bằng cách nhập tệp CSV. Trên màn duyệt, nếu có giao dịch chi ra gần khớp số tiền, hệ thống liệt kê ứng viên - bấm Gắn giao dịch này để dùng làm chứng từ thanh toán, chứng từ được đánh dấu đã chuyển khoản và gỡ cảnh báo thiếu chứng từ.
Bấm Báo cáo trên hàng đợi để xem tổng hợp chi phí theo khoảng thời gian, chia theo khoản mục và theo nhà cung cấp, xuất được ra Excel để gửi kế toán.
Hỏi đáp
Những chỗ hay vướng
Duyệt xong thấy sai số, sửa thế nào?
Chứng từ đã ghi sổ không sửa trực tiếp. Nếu sai thì xử lý bằng chứng từ điều chỉnh, để lại dấu vết đầy đủ.
Thu ngân nhập được hóa đơn không?
Nhập được. Nhưng chỉ người có quyền kế toán mới được duyệt, từ chối và ghi sổ, cũng như xem báo cáo chi phí.
Hóa đơn của một đơn mua đã nhập kho thì sao?
Hệ thống nhận biết và chỉ bổ sung chứng từ, không ghi trùng giá vốn vì giá vốn đã ghi lúc nhập kho.
Ai đã sửa chứng từ này?
Mỗi chứng từ có mục Lịch sử thao tác, ghi ai đã nhập, sửa, duyệt hay từ chối và vào lúc nào.