Việc này giúp gì
Thu tiền trước, tính doanh thu đúng lúc giao
Đơn đặt làm theo yêu cầu, đặt trước, trả nhiều đợt - khách đưa tiền trước khi nhận hàng. Nếu ghi thẳng vào doanh thu là tính thuế sớm và sai kỳ. Phiếu nhận trước giữ khoản tiền ở một chỗ riêng, treo là khách trả trước, cho tới khi bạn giao hàng.
Cần có trước
- Tài khoản có quyền kế toán.
- Khách hàng đã có trong danh sách - hoặc thêm khi ghi phiếu, xem quản lý khách hàng.
- Kỳ định ghi phiếu chưa bị khóa sổ.
Các bước
Ghi một khoản nhận trước rồi chuyển thành doanh thu
Một khoản nhận trước đi qua các trạng thái: Đang giữ khi mới thu, rồi Đã chuyển doanh thu khi giao hàng, hoặc Đã hoàn cọc nếu cuối cùng không giao.
-
Ghi nhận trước / đặt cọc
Bấm Ghi nhận trước / đặt cọc. Trong hộp thoại, nhập khách hàng, số tiền, chọn phương thức (tiền mặt, chuyển khoản...), ngày nhận, nhóm ngành (để tính thuế khi sau này chuyển doanh thu) và nội dung. Bấm Ghi nhận trước.
Phiếu được đánh số dạng NT-ngày-số. Tiền vào quỹ hoặc ngân hàng, phiếu ở trạng thái Đang giữ.
-
Khoản treo tách khỏi doanh thu
Khi đang giữ, khoản này treo là khách trả trước và chưa tính vào doanh thu chịu thuế. Chờ tới lúc giao hàng hoặc giao dịch vụ.
-
Khi đã giao: chuyển doanh thu
Ở dòng phiếu đang giữ, bấm Chuyển doanh thu và xác nhận. Hệ thống ghi doanh thu và tính thuế theo nhóm ngành đã chọn, đồng thời tất toán khoản trả trước. Trạng thái chuyển thành Đã chuyển doanh thu.
-
Nếu không giao nữa: hoàn cọc
Thay cho bước trên, nếu cuối cùng không giao, bấm Hoàn cọc và xác nhận. Hệ thống chi tiền trả lại khách và tất toán khoản trả trước. Trạng thái chuyển thành Đã hoàn cọc, khoản này không tính vào doanh thu.
Kết quả
Số liệu ghi nhận theo từng trạng thái
| Trạng thái phiếu | Số liệu ghi nhận |
|---|---|
| Đang giữ | Tiền vào quỹ hoặc ngân hàng, treo là khách trả trước, chưa tính doanh thu |
| Đã chuyển doanh thu | Ghi doanh thu và thuế theo nhóm ngành, tất toán khoản trả trước |
| Đã hoàn cọc | Chi tiền trả lại khách, tất toán khoản trả trước, không tính doanh thu |
Lưu ý và giới hạn
Vài điều nói trước
- Chưa chịu thuế tới khi chuyển. Khoản nhận trước không làm tăng doanh thu chịu thuế cho tới khi bạn bấm Chuyển doanh thu.
- Kỳ đã khóa thì chặn. Nếu kỳ kế toán đã khóa sổ, không ghi, chuyển hay hoàn vào kỳ đó được - mở lại kỳ trước nếu cần.
- Chuyển toàn bộ khoản. Chuyển doanh thu ghi toàn bộ khoản của phiếu; chưa hỗ trợ chuyển từng phần.
- Đặt cọc trên đơn mở của quán ăn khác chỗ này. Đặt cọc ngay trong một đơn đang mở (theo bàn) của quán ăn hay cà phê dùng cơ chế đặt cọc trong đơn - xem gọi món trước, trả sau. Màn này dành cho các khoản nhận trước tách riêng.