Việc này giúp gì
Chứng từ đã ghi thì không sửa
Bán hàng sinh phiếu thu, nhập hàng sinh phiếu nhập kho, trả tiền nhà cung cấp sinh phiếu chi. Phần lớn chứng từ do hệ thống tạo, bạn chỉ tra cứu và in. Một chứng từ đã ghi là bất biến: màn hình chỉ có Xem và In, không có chức năng sửa. Muốn hủy tác dụng của nó thì đảo chứng từ, cách đó để lại dấu vết đầy đủ.
Cần có trước
- Nghiệp vụ đã phát sinh trong kỳ - xem xem sổ kế toán để hiểu chứng từ sinh ra từ đâu.
- Quyền xem chứng từ dành cho chủ hộ và kế toán.
- Muốn đảo chứng từ hoặc tạo bảng tổng hợp thì cần quyền quản lý kế toán.
Các bước
Tìm một phiếu, in ra, hoặc đảo nó
-
Mở danh sách chứng từ
Vào Kế toán › Chứng từ kế toán. Bảng liệt kê số chứng từ, loại, ngày, đối tác, diễn giải, số tiền và trạng thái.
-
Lọc cho ra phiếu cần tìm
Lọc theo loại chứng từ - phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho hoặc bảng tổng hợp. Lọc thêm theo kỳ, theo trạng thái, theo khoảng ngày, hoặc gõ từ khóa.
-
Mở chi tiết
Bấm một dòng để mở chi tiết phiếu. Nếu là phiếu thu của đơn bán có giảm giá, màn hình hiện thêm phần cấu thành chiết khấu - số tiền thu là số sau khi đã giảm.
-
In hoặc tải về
Bấm In để xem bản in. Tải PDF để có bản đúng biểu mẫu, font tiếng Việt đã nhúng sẵn. Bản HTML cũng tải được.
-
Đảo chứng từ khi phát hiện sai
Mở chứng từ cần điều chỉnh, bấm Đảo chứng từ và nhập lý do. Hệ thống tạo một chứng từ ngược dấu và báo số của chứng từ đảo đó. Chứng từ gốc vẫn nằm nguyên trong hệ thống để tra cứu.
-
Tạo bảng tổng hợp cuối kỳ
Chọn loại chứng từ và kỳ, bấm Tạo bảng tổng hợp. Hệ thống gộp các chứng từ cùng loại trong kỳ thành một bảng.
Bấm nhiều lần cũng không tạo trùng. Nếu kỳ đó đã có bảng tổng hợp cùng loại, hệ thống trả lại bảng cũ.
Kết quả
Các loại chứng từ bạn sẽ gặp
| Loại chứng từ | Sinh ra khi nào |
|---|---|
| Phiếu thu | Thu tiền bán hàng, khách trả nợ |
| Phiếu chi | Trả tiền nhà cung cấp, chi lương, trả phí dịch vụ đại lý |
| Phiếu nhập kho | Nhận hàng từ đơn mua, nhập hàng từ sàn B2B |
| Phiếu xuất kho | Hàng xuất khỏi kho theo nghiệp vụ phát sinh |
| Bảng tổng hợp | Bạn bấm tạo, gộp các chứng từ cùng loại trong một kỳ |
| Chứng từ đảo | Bạn bấm đảo một chứng từ sai, kèm lý do |
Hỏi đáp
Những chỗ hay vướng
Sao không có nút sửa chứng từ?
Vì chứng từ đã ghi là bất biến. Màn hình chỉ có Xem và In. Sai thì đảo, không sửa và không xóa. Nguyên tắc này áp cho mọi phần mềm kế toán, không phải giới hạn riêng của V-Assets.
Lỡ ghi sai một phiếu chi, xóa được không?
Không xóa. Dùng Đảo chứng từ kèm lý do. Hệ thống lập một phiếu ngược để triệt tiêu, cả hai phiếu cùng nằm lại để tra cứu.
Bán hàng xong không thấy phiếu thu?
Máy ghi sổ bật sẵn nên nghiệp vụ hoàn tất là có chứng từ. Kiểm lại xem nghiệp vụ đã ở trạng thái hoàn tất chưa và bạn có đang lọc đúng loại chứng từ với đúng kỳ không. Vẫn không thấy thì liên hệ người quản trị.
Số chứng từ do ai đặt?
Hệ thống tự sinh theo quy tắc mã có ngày, duy nhất trong ngày cho mỗi loại. Bạn không cần và không nên tự đánh số.
Chứng từ thuộc kỳ đã khóa thì đảo thế nào?
Chứng từ đảo được ghi vào kỳ đang mở, không ghi ngược vào kỳ đã khóa. Đó là cách xử lý đúng khi phát hiện sai sau khi đã chốt sổ.
Danh mục tài khoản kế toán ở đâu?
Có màn hình riêng cho danh mục tài khoản, quản lý cây tài khoản cha con. Thêm hoặc sửa thì khai mã, tên, loại và tài khoản cha. Một tài khoản không thể làm cha của chính nó, và tài khoản còn con thì chưa xóa được.