Việc này giúp gì
Mỗi người một vai, không ai chạm nhầm
Thu ngân đứng quầy không cần thấy báo cáo lãi lỗ. Nhân viên kho không cần sửa giá bán. Kế toán cần khóa sổ nhưng không bán hàng. Gán vai trò là cách nói cho phần mềm biết ai làm được gì.
Mục tiêu của phân quyền ở đây là chặn những thao tác gây thiệt hại thật - thao tác không đảo ngược được, thao tác đụng tiền, thao tác đụng số liệu nhạy cảm. Nó cố ý làm theo nhóm việc, không khóa vụn từng nút.
Cần có trước
- Tài khoản chủ hộ kinh doanh - chỉ chủ hộ gán được vai trò.
- Nhân viên đã có hồ sơ trong hệ thống - xem chấm công và tính lương.
- Địa chỉ email của từng nhân viên, để họ đăng nhập.
Các bước
Đăng nhập và gán vai trò
-
Đăng nhập
Mở trang đăng nhập, nhập email và mật khẩu rồi bấm đăng nhập. Tài khoản có tên đăng nhập riêng thì nhập tên đó cũng nhận.
Đánh dấu ghi nhớ đăng nhập nếu dùng máy riêng của mình. Đừng đánh dấu trên máy dùng chung ở quầy.
-
Đăng nhập một lần cho các phân hệ liên quan
Phiên đăng nhập dùng chung. Tài khoản có quyền ở phân hệ khác thì chuyển sang không phải đăng nhập lại.
-
Mở màn hình nhân viên và phân quyền
Vào từ cấu hình cửa hàng. Ở đây có danh sách người dùng của cửa hàng.
-
Chọn vai trò cho từng người
Bốn vai trò có sẵn:
- Chủ hộ kinh doanh - toàn quyền: bán hàng, hàng hóa và giá, khách và công nợ, kho, báo cáo, kế toán và khóa sổ, thuế và hóa đơn điện tử, cấu hình.
- Thu ngân - bán hàng tại quầy: mở ca, đóng ca, tạo đơn. Không xem báo cáo, không làm kế toán và thuế.
- Kế toán - sổ, chứng từ, khóa sổ, thuế và hóa đơn điện tử, xem báo cáo. Không bán hàng, không sửa giá.
- Nhân viên kho - nhập, xuất, chuyển, kiểm kê kho và xem hàng hóa.
-
Kiểm tra lại
Nhờ nhân viên đăng nhập thử và mở vài màn hình. Thiếu quyền thì thao tác bị chặn và hệ thống báo rõ tên nhóm quyền còn thiếu.
Kết quả
Vai trò nào làm được gì
| Nhóm việc | Chủ hộ | Thu ngân | Kế toán | Nhân viên kho |
|---|---|---|---|---|
| Bán hàng tại quầy | Có | Có | Không | Không |
| Quản lý hàng hóa và giá | Có | Không | Không | Xem |
| Quản lý khách và công nợ | Có | Không | Không | Không |
| Quản lý kho | Có | Không | Không | Có |
| Xem báo cáo | Có | Không | Có | Không |
| Kế toán và khóa sổ | Có | Không | Có | Không |
| Thuế và hóa đơn điện tử | Có | Không | Có | Không |
| Cấu hình cửa hàng | Có | Không | Không | Không |
Các thao tác không đảo ngược được - khóa sổ, đảo chứng từ, hủy và phát hành lại hóa đơn, thanh toán và trả hàng tại quầy - đều yêu cầu quyền tương ứng, để tránh thao tác nhầm làm sai sổ.
Cấp tài khoản
Cho nhân viên đăng nhập bằng email riêng
Mỗi nhân viên một tài khoản riêng để mỗi thao tác ghi sổ gắn đúng người làm. Chỉ chủ hộ - người có quyền cấu hình - mới cấp và đổi tài khoản.
- Cấp tài khoản. Nhân viên chưa có tài khoản thì bấm Cấp tài khoản đăng nhập, nhập Email, mật khẩu tạm (tối thiểu 6 ký tự) và chọn Vai trò, rồi bấm Cấp tài khoản. Nhân viên đăng nhập được ngay bằng email và mật khẩu đó.
- Đổi vai trò. Chọn vai trò mới rồi lưu; quyền đổi ngay ở lần thao tác kế tiếp của nhân viên.
- Đặt lại mật khẩu. Nhập mật khẩu mới cho nhân viên khi họ quên.
- Khóa truy cập / Mở truy cập. Khóa thì nhân viên không đăng nhập được nữa - dùng khi nghỉ việc; mở lại khi cần.
Trạng thái hiện tại
Quyền chặn thật, nhưng menu chưa ẩn theo quyền
Bốn vai trò ở trên chặn thật ở các thao tác có sức phá hoại: khóa kỳ, ghi bút toán tay, đảo chứng từ, tính và duyệt lương, thanh toán tại quầy, hủy và trả đơn. Thu ngân bấm vào chức năng kế toán thì bị từ chối, kế toán bấm thanh toán tại quầy cũng vậy.
Hỏi đáp
Những chỗ hay vướng
Đăng nhập bằng email hay tên đăng nhập?
Nhập email - hệ thống dùng email làm định danh chính. Tài khoản có tên đăng nhập riêng thì nhập tên đó cũng được.
Đăng nhập báo sai thông tin mà tôi chắc là gõ đúng?
Thông báo này gộp cả trường hợp tài khoản đã bị khóa. Hỏi chủ hộ kiểm tra trạng thái tài khoản của bạn.
Thu ngân không vào được báo cáo?
Đúng thiết kế. Thu ngân chỉ bán hàng tại quầy. Báo cáo và kế toán dành cho chủ hộ và kế toán.
Nhân viên mới làm được mọi thứ, kể cả khóa sổ?
Người đó chưa được gán vai. Vào màn hình nhân viên và phân quyền gán vai đúng cho họ ngay.
Bị báo không có quyền?
Vai trò hiện tại của bạn không có nhóm quyền cho thao tác đó. Thông báo có ghi tên nhóm quyền còn thiếu - đọc rồi nhờ chủ hộ điều chỉnh.
Một người vừa bán hàng vừa làm kho thì gán vai nào?
Hiện mỗi người gán một vai. Trường hợp này chọn vai bao phủ phần việc chính, phần còn lại nhờ chủ hộ làm. Việc tách quyền linh hoạt hơn thuộc phần đang hoàn thiện nói ở trên.