Hướng dẫn Hộ kinh doanh · Trợ lý và công cụ tự động · Ba công cụ hỗ trợ kế toán
Kế toán · Chủ hộ

Ba công cụ hỗ trợ kế toán

Gợi ý nhóm thuế cho sản phẩm chưa phân loại, đọc chứng từ từ ảnh, và soát sổ một kỳ để tìm chỗ còn thiếu. Ba việc khác nhau, một nguyên tắc chung.

Việc này giúp gì

Bớt việc gõ tay, không bớt việc kiểm tra

Ba công cụ này làm phần nhàm chán: đọc tên hàng để đoán nhóm thuế, đánh máy lại số tiền trên tờ biên lai, rà cả kỳ xem còn sót gì. Phần quyết định vẫn là của bạn.

Nguyên tắc chung của cả ba - đọc kỹ chỗ này. Không công cụ nào tự ghi vào dữ liệu. Kết quả dừng ở mức đề xuất cho tới khi người có quyền xem và bấm duyệt. Không tự gán nhóm thuế, không tự tạo chứng từ, không tự sửa sổ, không tự khóa kỳ, không tự lập tờ khai. Bỏ qua một đề xuất thì nó không có tác dụng gì.
Và trợ lý không đụng tới con số thuế. Nó chỉ gợi mã nhóm thuế. Thuế suất và số tiền thuế luôn do bộ máy nghiệp vụ tính theo cấu hình pháp lý đang áp dụng - xem khung pháp lý.

Cần có trước

  • Vai trò kế toán hoặc chủ hộ - xem tài khoản và phân quyền.
  • Đã khai nhà cung cấp dịch vụ, hoặc dùng khóa mặc định của nền tảng - xem khai khóa dịch vụ trợ lý. Chưa cấu hình nhà cung cấp thật thì các công cụ chạy ở chế độ mô phỏng.
  • Với công cụ soát sổ: kỳ cần soát đã có phát sinh.

Các bước

Công cụ 1 - Gợi ý nhóm thuế hàng loạt

Đường đi: Sản phẩm › Phân loại nhóm thuế
Gợi ý nhóm thuế hàng loạt
Hệ thống đề xuất, bạn duyệt rồi mới áp; không tự sửa dữ liệu.

  1. Mở danh sách sản phẩm chưa phân loại

    Màn hình chỉ liệt kê những mặt hàng chưa gán nhóm thuế. Không còn dòng nào thì màn hình báo đã xong.

  2. Bấm Gợi ý

    Bấm Gợi ý ở một dòng. Trợ lý đọc tên và mô tả mặt hàng rồi đề xuất một mã nhóm thuế, kèm phần trăm độ tin cậy và một câu lý do ngắn.

    Nhiều dòng thì bấm Gợi ý tất cả - hệ thống chạy lần lượt từng dòng để bạn duyệt một lượt, nhanh hơn bấm lẻ.

  3. Đọc rồi quyết định

    Gợi ý hợp lý thì bấm Áp dụng - mặt hàng được gán nhóm thuế đó và biến khỏi danh sách. Gợi ý sai thì đừng bấm, tự chọn nhóm đúng ở màn hình sản phẩm.

    Độ tin cậy chỉ là con số trợ lý tự đánh giá. Nó không thay được việc bạn nhìn qua một lượt.

Trợ lý chỉ được chọn trong danh sách nhóm thuế hợp lệ đang cấu hình. Nếu nó trả về một mã nằm ngoài danh sách, hệ thống bỏ qua để tránh gán sai.
  • Chỉ hiện hàng chưa phân loại. Vào từ Danh mục › Phân loại thuế (AI). Màn liệt kê những sản phẩm chưa có nhóm thuế của riêng hộ bạn; gán xong là mặt hàng rời danh sách. Có phân trang và ô tìm kiếm khi hàng nhiều.
  • Mỗi đề xuất kèm độ tin cậy và lý do. Bấm Gợi ý ở một dòng để xem nhóm thuế đề xuất, phần trăm độ tin cậy và một câu lý do, rồi bấm Áp dụng nếu hợp lý.
  • Gợi ý tất cả chạy hết mọi trang. Nút Gợi ý tất cả chạy tuần tự cho mọi sản phẩm trong danh sách, không chỉ trang đang xem. Có đề xuất rồi bạn vẫn tự bấm Áp dụng cho từng dòng - bước duyệt không tự động.
Cần cấu hình nhà cung cấp AI mới có gợi ý. Chưa cấu hình thì dòng báo lý do thay vì đề xuất, nhưng bạn vẫn gán nhóm thuế bằng tay trong màn sửa sản phẩm - xem khai khóa dịch vụ trợ lý. Thuế suất do hệ thống tự tính theo nhóm thuế và cấu hình pháp lý, không nhập tay.

Công cụ 2 - Đọc chứng từ từ ảnh

Đường đi: Chứng từ › Nhập chứng từ từ ảnh

  1. Tải ảnh lên

    Chọn tệp ảnh hóa đơn hoặc biên lai rồi bấm Nhận diện.

    Chụp rõ, đủ sáng, thấy được dòng tổng tiền. Ảnh mờ thì đọc sai số.

  2. Đọc bản đề xuất

    Hệ thống hiện một chứng từ nháp: loại chứng từ (phiếu thu hoặc phiếu chi), số tiền, đối tác, ngày, mô tả. Có mục xem lại toàn bộ chữ đọc được từ ảnh để bạn đối chiếu.

    Số tiền và đối tác lấy từ chữ trên ảnh. Loại chứng từ và mô tả là phần trợ lý gợi ý - dễ sai hơn, xem kỹ hơn.

  3. Tự tạo chứng từ thật

    Kiểm tra xong, bấm Tạo chứng từ để sang màn hình chứng từ kế toán và nhập chứng từ thật ở đó. Bản đề xuất chỉ điền sẵn giúp bạn.

Trạng thái hiện tại. Việc nhận diện chữ trong ảnh có thể đang chạy ở chế độ mô phỏng - trả về một hóa đơn mẫu thay vì đọc ảnh thật - tùy cấu hình nhà cung cấp của cửa hàng bạn. Khi đã nối nhà cung cấp nhận diện thật thì nó đọc từ ảnh thật. Luôn đối chiếu số tiền với tờ giấy trước khi tạo chứng từ.

Công cụ 3 - Soát sổ tìm bất thường

Đường đi: Kế toán › Soát sổ

  1. Chọn kỳ rồi bấm Soát

    Chọn tháng cần soát, mặc định là tháng hiện tại, rồi bấm Soát.

  2. Đọc danh sách phát hiện

    Mỗi phát hiện có mức độ Cao hoặc Trung bình, một câu mô tả, và nút Kiểm tra dẫn tới màn hình liên quan. Phía trên là một dòng tóm tắt nêu việc nên làm trước.

    Các phát hiện thường gặp: kỳ có doanh thu thuộc diện kê khai nhưng sổ thuế chưa có bút toán thuế; đã ghi nhận thuế nhưng chưa lập tờ khai; kỳ đã qua có phát sinh mà chưa khóa sổ.

  3. Xử lý từng phát hiện

    Bấm Kiểm tra để sang màn hình tương ứng và tự xử lý ở đó. Điều chỉnh bằng chứng từ đúng quy định - không sửa trực tiếp sổ đã ghi hoặc đã khóa.

Các phát hiện do bộ máy nghiệp vụ rà ra theo quy tắc cố định, không phải trợ lý tự nghĩ ra. Trợ lý chỉ tóm tắt và xếp thứ tự ưu tiên. Không có gì tự sửa.

Kết quả

Cái gì thay đổi, cái gì không

Công cụSau khi chạyChỉ đổi dữ liệu khi
Gợi ý nhóm thuếMỗi dòng có một mã nhóm thuế đề xuất kèm độ tin cậyBạn bấm Áp dụng ở dòng đó
Đọc chứng từ từ ảnhMột bản nháp chứng từ điền sẵn, chưa ghi vào đâuBạn tự tạo chứng từ ở màn hình chứng từ
Soát sổDanh sách phát hiện kèm mức độ và nút dẫn đườngBạn tự xử lý từng phát hiện ở màn hình của nó

Hỏi đáp

Những chỗ hay vướng

Bấm Gợi ý mà không ra gì hoặc báo lỗi?

Thường do chưa khai nhà cung cấp dịch vụ. Kiểm tra ở màn hình Nhà cung cấp AI - xem khai khóa dịch vụ trợ lý.

Gợi ý nhóm thuế sai thì có hại gì không?

Không, miễn là bạn không bấm Áp dụng. Đề xuất chưa được duyệt thì không có tác dụng gì với dữ liệu. Lỡ áp dụng nhầm thì sửa lại nhóm thuế ở màn hình sản phẩm.

Nhận diện ảnh ra số tiền sai?

Sửa lại ở bước tạo chứng từ - số bạn gõ mới là số được ghi. Chất lượng đọc phụ thuộc vào ảnh và vào nhà cung cấp nhận diện đang dùng.

Soát sổ không thấy phát hiện nào?

Kỳ đó không có vấn đề theo các quy tắc rà, hoặc kỳ chưa có phát sinh. Đó là tín hiệu tốt. Nhưng nó chỉ rà theo các quy tắc đã cài, không thay được việc kế toán soát lại.

Công cụ có tự khóa sổ hoặc lập tờ khai giúp không?

Không. Khóa sổ và lập tờ khai là thao tác của bạn ở màn hình sổ kế toán và kê khai thuế.

Nên chạy soát sổ lúc nào?

Cuối mỗi kỳ, trước khi khóa sổ. Bắt sớm chỗ thiếu thì sửa còn dễ.

Lưu ý. Ba công cụ này hỗ trợ, không thay thế trách nhiệm kế toán. Số liệu nộp cho cơ quan thuế là số trong sổ kế toán và tờ khai, do bạn hoặc đại lý kế toán chịu trách nhiệm.
Quay lạiPhân tích báo cáo bằng AI