Việc này giúp gì
Đơn về nằm chờ, bạn duyệt mới ghi sổ
Đơn khách đặt online về hệ thống ở trạng thái chờ xác nhận. Lúc này chưa trừ tồn kho, chưa ghi doanh thu. Bạn xem đơn, kiểm hàng còn không, rồi bấm xác nhận hoặc từ chối. Xác nhận xong mới trừ kho và ghi doanh thu. Cách này để bạn không bị trừ tồn cho một đơn ảo.
Cần có trước
- Đã mở cổng đặt hàng và công khai trang - xem mở cổng đặt hàng online.
- Tài khoản của bạn được gán vai trò bán hàng. Chỉ xem thì cần quyền vào phần bán hàng.
- Riêng đổi hàng cần đang mở ca, vì có bán món mới.
Các bước
Từ lúc đơn về tới lúc khách nhận hàng
-
Xem danh sách đơn
Màn hình có bộ lọc theo trạng thái và ô tìm theo số đơn hoặc tên khách. Mỗi dòng là một đơn.
-
Mở rộng dòng để xem chi tiết
Bấm dấu + ở đầu dòng. Phần mở rộng hiện số điện thoại và địa chỉ khách nhập, cùng bảng chiết khấu theo nguồn - từng khoản giảm tách riêng: ưu đãi hạng khách, khuyến mãi, đổi điểm, giảm tay.
Bảng chiết khấu này dùng để đối chiếu số tiền khách thực trả khi nhận hàng với giá gộp ban đầu.
-
Xác nhận hoặc từ chối
Đơn đang chờ có hai nút. Bấm Xác nhận, hệ thống nhắc rằng sẽ trừ kho, ghi doanh thu và phát hành hóa đơn - đồng ý thì đơn chuyển sang hoàn tất. Bấm nút từ chối màu đỏ thì nhập lý do nếu muốn, đơn chuyển sang đã hủy, không trừ kho, không ghi doanh thu.
Xác nhận đơn online không cần mở ca. Đây là thao tác hậu phòng, khác với bán tại quầy.
-
Đánh dấu đang giao
Sau khi xác nhận, cột thao tác đổi thành nút tiến trạng thái. Bấm Đang giao khi hàng rời cửa hàng.
-
Đánh dấu đã giao
Bấm Đã giao khi khách đã nhận hàng.
Trạng thái giao chỉ tiến tới, không lùi lại được qua màn hình này.
Các bước
Khi khách trả hàng
Chỉ làm được với đơn đã hoàn tất. Mở chi tiết đơn rồi chọn trả hàng.
-
Chọn lý do trả
Chọn Lý do và ghi chú thêm nếu cần.
-
Quyết định có nhập lại kho không
Tick Nhập lại kho nếu hàng trả về còn bán được. Hàng hỏng thì bỏ trống ô này.
-
Nhập số lượng trả
Trong bảng sản phẩm, nhập Số lượng trả cho từng dòng. Không vượt quá số đã bán trừ đi số đã trả trước đó.
-
Lấy số hoàn tiền đề xuất
Khối Hoàn tiền đề xuất tính giúp bạn. Nếu đơn gốc có giảm giá, hệ thống phân bổ phần giảm theo tỷ lệ để không hoàn quá số khách đã trả. Bấm Điền vào ô hoàn tiền để lấy số đó.
-
Chốt trả hàng
Trong bảng Hoàn tiền, chọn phương thức và số tiền, rồi bấm Hoàn tất trả hàng. Hệ thống đảo doanh thu, nhập lại kho nếu bạn đã tick, và ghi phiếu trả.
Kết quả
Các trạng thái bạn sẽ thấy
| Trạng thái đơn | Nghĩa là gì |
|---|---|
| Đang xử lý | Đơn mới về, chờ bạn xác nhận. Chưa trừ kho, chưa ghi doanh thu. |
| Hoàn tất | Đã xác nhận. Đã trừ kho và ghi doanh thu. |
| Đã hủy | Bị từ chối hoặc đã hủy. |
| Đã trả | Khách đã trả hàng, doanh thu đã đảo. |
| Trạng thái giao | Nghĩa là gì |
|---|---|
| Chờ xác nhận | Chưa duyệt. |
| Đã xác nhận | Đã duyệt, hàng chưa đi. |
| Đang giao | Hàng đang trên đường. |
| Đã giao | Khách đã nhận. |
| Đã từ chối | Đơn bị từ chối. |
Hỏi đáp
Những chỗ hay vướng
Đơn về rồi mà tồn kho chưa trừ?
Đúng như thiết kế. Đơn online chờ bạn xác nhận mới trừ kho và ghi doanh thu. Bấm Xác nhận là xong.
Muốn từ chối một đơn đã xác nhận?
Không từ chối được nữa vì đơn đã trừ kho và ghi doanh thu. Dùng trả hàng để đảo lại.
Xác nhận xong nhưng hóa đơn báo chưa phát hành?
Doanh thu và tồn kho vẫn ghi đúng. Hóa đơn điện tử để ở trạng thái chờ. Phát hành lại được tùy theo kết nối hóa đơn của cửa hàng - xem hướng dẫn hóa đơn điện tử.
Đổi hàng báo cần mở ca?
Đổi hàng có bán món mới nên phải nằm trong một ca. Mở ca ở màn hình bán hàng rồi thử lại.
Đơn có giảm giá thì hoàn bao nhiêu?
Dùng nút Điền vào ô hoàn tiền. Hệ thống trừ phần giảm giá phân bổ theo tỷ lệ để bạn không hoàn quá số khách đã thực trả.
Xác nhận rồi mới thấy hết hàng?
Dùng trả hàng để đảo đơn, chọn nhập lại kho nếu hàng chưa đi. Sau đó gọi báo khách.