Việc này giúp gì
Hóa đơn chạy song song, không chặn quầy
Khi một đơn hoàn tất, hệ thống xếp hàng phát hành hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ truyền nhận. Nếu đường truyền trục trặc, đơn hàng và sổ sách vẫn đúng, hóa đơn giữ trạng thái Chờ và hệ thống tự thử lại. Thu ngân không phải đứng đợi.
Muốn phát hành thật thì cửa hàng cần chứng thư số và hợp đồng với tổ chức truyền nhận. Chưa cấu hình xong thì hóa đơn giữ nguyên trạng thái Chờ - hệ thống nói rõ như vậy, không báo phát hành thành công khi chưa phát hành được gì.
Cần có trước
- Chứng thư số của hộ kinh doanh (HKD) và hợp đồng với một tổ chức cung cấp dịch vụ truyền nhận hóa đơn.
- Thông tin đăng nhập dịch vụ và ký hiệu hóa đơn được cấp cùng hợp đồng.
- Quyền quản trị cửa hàng để khai cấu hình kết nối; quyền kế toán để xử lý từng hóa đơn.
Các bước
Khai kết nối rồi vận hành hằng ngày
-
Khai kết nối một lần
Vào Cấu hình, mở phần cấu hình kết nối hóa đơn. Khai nhà cung cấp dịch vụ, địa chỉ dịch vụ, tài khoản đăng nhập, mã số thuế và ký hiệu hóa đơn. Mật khẩu được lưu mã hóa.
Bật kết nối, và bật tùy chọn gửi hóa đơn tới email khách nếu bạn muốn.
-
Kiểm tra kết nối
Bấm Kiểm tra kết nối. Hệ thống thử gọi sang và báo thành công hoặc thất bại, kèm độ trễ tính bằng mili giây. Nếu thất bại thì đối chiếu lại thông tin đăng nhập với hợp đồng dịch vụ trước khi bán hàng.
-
Theo dõi danh sách hóa đơn
Vào Thuế & HĐĐT › Hóa đơn điện tử. Bảng liệt kê đơn hàng gốc, số hóa đơn, nhà cung cấp dịch vụ, trạng thái, người mua, ngày phát hành, số lần đã thử lại và thông báo lỗi nếu có.
Lọc theo trạng thái, theo khoảng ngày, hoặc gõ từ khóa là số hóa đơn, số đơn hay tên người mua.
-
Phát hành lại bản còn chờ
Mở một dòng hóa đơn ở trạng thái Chờ, bấm Phát hành lại. Thành công thì hóa đơn chuyển Đã phát hành và nhận số, ký hiệu, mã QR.
Hệ thống cũng tự thử lại ngầm cho hóa đơn Chờ. Số lần thử tối đa đọc từ cấu hình.
-
Hủy một hóa đơn
Mở hóa đơn Đã phát hành, chọn Hủy và nhập lý do. Hệ thống gửi yêu cầu hủy tới tổ chức truyền nhận rồi cập nhật trạng thái. Việc hủy chỉ làm được trong điều kiện quy định cho phép, thường là trong ngày phát hành.
-
Điều chỉnh hoặc thay thế
Hóa đơn Đã phát hành mà cần sửa, ví dụ do khách trả hàng hoặc ghi sai, thì mở màn hình điều chỉnh. Màn hình hiện đơn hàng gốc và cấu thành chiết khấu để bạn đối chiếu.
Chọn hình thức Điều chỉnh hoặc Thay thế, nhập lý do. Hệ thống xuất một hóa đơn mới liên kết tới hóa đơn gốc.
Kết quả
Trạng thái hóa đơn và cách xử lý
| Trạng thái | Nghĩa và việc cần làm |
|---|---|
| Chờ | Chưa phát hành xong. Do chưa cấu hình kết nối, hoặc đường truyền lỗi. Hệ thống tự thử lại; bạn phát hành lại bằng tay được |
| Đã phát hành | Hóa đơn có số, ký hiệu và mã QR. Hủy hoặc điều chỉnh được theo quy định |
| Đã hủy | Đã gửi yêu cầu hủy kèm lý do |
| Đã thay thế | Có một hóa đơn mới thay cho bản này, hai bản liên kết với nhau |
Trước khi xuất
Hồ sơ cần đủ mới xuất được hóa đơn điện tử
Ngoài chứng thư số và kết nối truyền nhận ở trên, hộ kinh doanh (HKD) cần đủ hai thông tin định danh trước khi xuất hóa đơn điện tử.
- Mã số thuế của hộ - khai ở Thiết lập cửa hàng › Thông tin chung.
- Xác thực định danh chủ hộ (định danh điện tử / CCCD) - làm ở trang hướng dẫn thiết lập.
Hỏi đáp
Những chỗ hay vướng
Chưa khai kết nối thì phát hành được không?
Không. Hệ thống không giả vờ thành công - hóa đơn giữ trạng thái Chờ cho tới khi bạn khai cấu hình và kiểm tra kết nối xong. Cần chứng thư số và hợp đồng với tổ chức truyền nhận mới phát hành thật được.
Bán hàng xong hóa đơn ở trạng thái Chờ, có ảnh hưởng gì không?
Không ảnh hưởng việc bán. Đơn hàng đã hoàn tất và sổ sách vẫn đúng. Chỉ riêng việc phát hành hóa đơn còn đang chờ.
Lỡ phát hành sai, xóa được không?
Không xóa. Dùng Hủy nếu còn trong điều kiện cho phép, hoặc Điều chỉnh hay Thay thế kèm lý do. Mọi thao tác đều để lại dấu vết.
Hộ tôi có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử không?
Mốc doanh thu bắt buộc là tham số cấu hình theo quy định hiện hành, không cố định trong phần mềm. Tra ở khung pháp lý, nhập ngày và mức doanh thu năm để biết hộ mình có thuộc diện bắt buộc không.
Kiểm tra kết nối báo thất bại?
Đối chiếu tài khoản đăng nhập, địa chỉ dịch vụ và mã số thuế với hợp đồng dịch vụ. Nếu vẫn thất bại thì liên hệ tổ chức truyền nhận, có thể chứng thư số chưa được kích hoạt cho mã số thuế của hộ.
Hóa đơn thử lại nhiều lần vẫn Chờ?
Xem cột thông báo lỗi trong danh sách. Nếu lỗi lặp lại giống nhau thì thường là vấn đề cấu hình chứ không phải đường truyền. Kiểm tra kết nối lại từ màn cấu hình.