Việc này giúp gì
Số trên màn hình đúng bằng số trong file
Các báo cáo lấy chung một nguồn số liệu với sổ sách, nên bản Excel hay PDF bạn tải về luôn khớp với lưới trên màn hình. Báo cáo là màn hình chỉ đọc - nó phản ánh dữ liệu đã ghi nhận, không sửa được dữ liệu gốc từ đây.
Một điểm nên chú ý: doanh thu trong mọi báo cáo là doanh thu thuần, tức đã trừ chiết khấu. Tờ khai thuế cũng dựa trên số thuần này.
Cần có trước
- Nghiệp vụ trong kỳ đã ghi nhận đầy đủ. Báo cáo chỉ phản ánh những gì đã vào hệ thống.
- Quyền xem báo cáo, dành cho chủ hộ, quản lý và kế toán. Thu ngân không xem báo cáo quản trị.
- Muốn xem báo cáo tách theo cơ sở thì hộ phải có nhiều hơn một chi nhánh.
Các bước
Xem từng báo cáo
-
Bắt đầu từ Tổng quan
Vào Báo cáo › Tổng quan để nhìn nhanh các chỉ số chính của cửa hàng, kèm chiết khấu tách theo nguồn.
-
Xem doanh thu
Vào Doanh thu, chọn kỳ và nguồn. Bảng gom nhóm cho biết số đơn, doanh thu gộp, chiết khấu, doanh thu thuần và thuế.
Thẻ Chiết khấu theo nguồn tổng hợp trong kỳ. Hộ có nhiều chi nhánh thì có thêm bảng doanh thu theo chi nhánh.
-
Xem lợi nhuận theo mặt hàng
Vào Lợi nhuận, chọn kỳ. Bảng theo sản phẩm gồm số lượng bán, doanh thu thuần, giá vốn, lợi nhuận gộp và tỷ suất lợi nhuận tính theo phần trăm.
-
Xem ai còn nợ
Vào Công nợ. Danh sách khách còn nợ, tổng nợ, phần đã quá hạn, và chiết khấu từng khách đã nhận. Bung một dòng để xem chiết khấu tách theo nguồn.
-
Xem tồn kho và thẻ kho
Vào Tồn kho để xem theo sản phẩm: tồn đầu, nhập, xuất, điều chỉnh, tồn cuối, giá bình quân và giá trị tồn.
Cần chi tiết một mặt hàng thì mở thẻ kho: chọn sản phẩm và khoảng ngày để xem từng lần nhập xuất và tồn lũy kế. Thẻ kho có nút xuất PDF riêng.
-
Xem thuế và xu hướng
Thuế tổng hợp theo kỳ, chọn tháng, kèm chiết khấu theo nguồn trong kỳ. Xu hướng cho biết 10 sản phẩm bán chạy, giờ cao điểm, doanh thu theo ngày trong tuần và xu hướng chiết khấu theo tháng.
-
Giám sát giảm giá thủ công
Vào Giảm giá thủ công. Đây là khoản giảm do thu ngân nhập tay tại quầy, không gắn với khuyến mãi, hạng thành viên hay đổi điểm. Báo cáo cộng tổng theo khoảng ngày, tách theo từng thu ngân, và cho xem chi tiết từng đơn.
Nếu trợ lý đã bật, báo cáo có thể kèm một đoạn nhận xét ngắn về tình hình giảm giá tay. Đó là diễn giải để tham khảo - quyết định vẫn là của bạn.
-
Xuất file khi cần gửi đi
Hầu hết báo cáo có nút Xuất Excel và Xuất PDF, gồm cả Tổng quan và Xu hướng. Riêng thẻ kho chỉ xuất PDF. Số liệu trong file khớp đúng với lưới trên màn hình.
Kết quả
Cần trả lời câu hỏi nào thì mở báo cáo nào
| Câu hỏi | Mở báo cáo |
|---|---|
| Tháng này bán được bao nhiêu | Doanh thu |
| Mặt hàng nào lãi, mặt hàng nào lỗ | Lợi nhuận |
| Ai đang nợ và nợ đã quá hạn chưa | Công nợ, đối chiếu với hồ sơ khách |
| Hàng nào sắp hết, giá trị tồn là bao nhiêu | Tồn kho |
| Một mặt hàng đã nhập xuất thế nào | Thẻ kho |
| Kỳ này phải nộp bao nhiêu thuế | Thuế, rồi sang lập tờ khai |
| Thu ngân có giảm giá quá tay không | Giảm giá thủ công |
Theo dõi nội bộ
Nhóm hàng bán chạy và khách thân thiết
Hai báo cáo giúp nhìn nhanh việc kinh doanh để ra quyết định. Đây là theo dõi nội bộ, không phải báo cáo hay tờ khai theo quy định pháp luật.
Bán theo nhóm hàng
Vào Báo cáo › Bán theo nhóm hàng, chọn khoảng ngày rồi bấm Xem (mặc định 30 ngày gần nhất). Có biểu đồ tròn cơ cấu doanh thu theo nhóm và bảng chi tiết từng nhóm: số lượng bán, doanh thu, lãi gộp và tỷ suất lãi.
Lãi gộp = doanh thu - giá vốn. Sản phẩm chưa gán nhóm gộp vào dòng "Chưa phân nhóm". Tỷ suất tô màu: đỏ khi âm, vàng khi dưới 15%, xanh khi tốt.
Khách hàng thân thiết
Vào Báo cáo › Khách hàng thân thiết. Bảng liệt kê khách kèm lần mua gần nhất, số lần mua, tổng chi, bình quân mỗi đơn và nhóm khách. Dòng chip ở trên đếm số khách theo từng nhóm. Bảng sắp theo tổng chi giảm dần, bấm tiêu đề cột để sắp lại, có tìm kiếm và phân trang.
- Khách VIP - mua nhiều lần và gần đây.
- Trung thành - mua đều đặn.
- Khách mới - mới mua, còn ít lần.
- Nguy cơ rời - đã mua nhưng lâu chưa quay lại, nên chăm sóc.
- Ít mua / Ngủ đông - lâu không mua.
Theo dõi trực tiếp
Bảng hôm nay và giờ cao điểm
Bảng hôm nay
Vào Báo cáo › Hôm nay. Trang hiển thị số liệu bán trong ngày và tự làm mới mỗi 20 giây: doanh thu, số đơn kèm bình quân mỗi đơn, số lượng bán, lãi gộp tạm tính, biểu đồ doanh thu theo giờ, mặt hàng bán chạy trong ngày và doanh thu theo hình thức thanh toán. Bấm Làm mới để cập nhật ngay. Hợp để mở trên một màn hình ở quầy theo dõi trong ca.
Biểu đồ nhiệt giờ cao điểm
Trong Báo cáo › Phân tích xu hướng có bảng nhiệt: hàng là các thứ trong tuần, cột là giờ trong ngày, ô càng đậm là khung giờ đó bán càng nhiều. Dùng để biết khung giờ - ngày nào đông khách mà bố trí nhân sự và chuẩn bị hàng.
Hỏi đáp
Những chỗ hay vướng
Số trên màn hình và số trong file Excel có khớp không?
Có. Báo cáo và file kết xuất dùng chung một nguồn số liệu.
Không thấy thẻ Chiết khấu theo nguồn?
Kỳ bạn đang chọn không có khoản giảm giá nào. Thẻ tự ẩn khi không có số để hiện.
Không thấy bảng theo chi nhánh?
Bảng đó chỉ hiện khi hộ có nhiều hơn một chi nhánh.
Giảm giá thủ công khác chiết khấu khác thế nào?
Đây là khoản thu ngân nhập tay tại quầy, không gắn khuyến mãi, hạng thành viên hay đổi điểm. Vì không có quy tắc nào kiểm soát nên cần giám sát riêng.
Doanh thu trong báo cáo thấp hơn tổng tiền tôi thu?
Doanh thu trong báo cáo là số thuần, đã trừ chiết khấu. Mở thẻ chiết khấu theo nguồn để thấy phần đã giảm nằm ở đâu.
Sửa số liệu ngay trên báo cáo được không?
Không. Báo cáo chỉ đọc. Muốn đổi số thì phải xử lý ở nghiệp vụ gốc - đơn bán, phiếu nhập, phiếu chi.