Hướng dẫn Hộ kinh doanh · Hàng hóa và kho · Chi nhánh
Chủ hộ

Quản lý nhiều chi nhánh

Một hộ kinh doanh, nhiều điểm bán. Mỗi nơi có tồn kho, ca bán và doanh thu riêng.

Việc này giúp gì

Biết cơ sở nào bán được, cơ sở nào tồn nhiều

Bạn khai từng cơ sở, gán người làm vào cơ sở của họ, rồi theo dõi tồn và doanh thu tách riêng từng nơi. Vẫn xem gộp toàn hộ được khi cần nhìn bức tranh chung.

Đường đi: menu Chi nhánh. Một số bản chưa có mục menu cố định - vào qua liên kết trong luồng vận hành.
Điều quan trọng nhất cần hiểu. Chi nhánh không phải một hộ kinh doanh riêng và không phải pháp nhân riêng. Tất cả cơ sở thuộc cùng một hộ, cùng một mã số thuế. Chi nhánh chỉ để tách tồn kho, ca bán hàng và doanh thu cho dễ quản lý. Còn sổ sách kế toán và tờ khai thuế luôn hợp nhất cho toàn hộ - bạn nộp một bộ, không nộp riêng từng cơ sở.

Cần có trước

  • Bạn là chủ hộ. Chỉ chủ hộ mới thêm, sửa, xóa chi nhánh và đặt chi nhánh mặc định.
  • Tài khoản của nhân viên đã tạo, để còn gán vào cơ sở - xem tài khoản và phân quyền.

Các bước

Khai chi nhánh và giao người

  1. Thêm một chi nhánh

    Bấm thêm chi nhánh mới. Nhập Tên, bắt buộc. Ô Mã để trống thì hệ thống tự sinh theo thứ tự CN01, CN02. Điền địa chỉ và liên hệ nếu cần, rồi lưu.

  2. Đặt chi nhánh mặc định

    Từ danh sách, chọn Đặt mặc định cho cơ sở chính. Hệ thống luôn giữ một chi nhánh mặc định và chi nhánh đó không xóa hay tắt được.

  3. Gán người vào cơ sở

    Mở Chi tiết một chi nhánh, tới khối nhân sự. Chọn người dùng, chọn vai trò - Quản lý, Thu ngân hoặc Kho - rồi gán. Gỡ người ra bằng nút bên cạnh dòng.

  4. Đặt tồn đầu cho cơ sở

    Từ chi tiết chi nhánh, vào phần Tồn. Ở đó bạn đặt tồn đầu cho từng mặt hàng tại cơ sở này bằng cách nhập số tuyệt đối, và đặt ngưỡng cảnh báo sắp hết cho từng dòng.

  5. Chọn cơ sở khi mở ca

    Không có nút đổi chi nhánh hiện hành. Cơ sở làm việc được chọn lúc mở ca bán hàng - màn mở ca hiện danh sách cơ sở bạn được phép. Ca đó và mọi đơn trong ca được ghi nhận theo cơ sở đã chọn.

Phạm vi thao tác theo chi nhánh. Người dùng chưa được gán chi nhánh nào thì có toàn quyền và làm việc ở mọi cơ sở. Khi đã được gán vào một hay nhiều chi nhánh, người đó chỉ thao tác trong phạm vi các cơ sở được gán - mở ca, bán hàng, xem tồn và xem doanh thu đều giới hạn trong những cơ sở đó.

Kết quả

Cái gì tách riêng, cái gì gộp chung

Nội dungTách hay gộpXem ở đâu
Tồn khoTách theo từng cơ sởPhần Tồn ở chi tiết chi nhánh
Ca bán hàngTách theo cơ sở, chọn khi mở caBáo cáo ca
Doanh thuXem tách theo cơ sở, hoặc gộp toàn hộ khi để trống bộ lọcBáo cáo
Sổ sách kế toánLuôn hợp nhất toàn hộSổ kế toán
Tờ khai thuếLuôn hợp nhất toàn hộ, một mã số thuếKê khai thuế
Danh mục hàng hóa, khách hàngDùng chung toàn hộSản phẩm
Tab Tồn kho của từng chi nhánh. Mở chi tiết một chi nhánh, vào tab Tồn kho - bảng liệt kê tồn hiện có tại cơ sở đó. Nút đặt tồn cho nhập số tồn thực tế của cơ sở, phần mềm tự tính chênh lệch và ghi điều chỉnh. Cột Ngưỡng cảnh báo riêng CN cho đặt mức tồn thấp riêng theo cơ sở - ví dụ kho trung tâm để 50, quầy nhỏ để 5; để 0 thì dùng mức chung của sản phẩm. Cảnh báo sắp hết hàng tính theo từng chi nhánh: cơ sở nào tồn xuống dưới ngưỡng thì báo riêng cho cơ sở đó. Chi tiết tồn theo chi nhánh và cách chuyển kho xem ở tồn kho theo chi nhánh.
Chuyển hàng giữa các cơ sở. Làm ở màn Chuyển hàng nội bộ theo trình tự nháp, xuất hàng, nhận hàng - xem quản lý kho. Việc chuyển này không ghi doanh thu và không lên sổ, vì hàng vẫn thuộc cùng một hộ.

Hỏi đáp

Những chỗ hay vướng

Mở chi nhánh mới có phải đăng ký thuế riêng không?

Về phần mềm thì không - tất cả cơ sở nằm chung một hộ, một mã số thuế, sổ sách và tờ khai hợp nhất. Còn thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh với cơ quan quản lý là việc ngoài phần mềm, hỏi cơ quan thuế nơi bạn đăng ký.

Tôi được gán một chi nhánh nhưng vẫn thấy chi nhánh khác?

Cách phân quyền hiện tại là mặc định mở: người chưa được gán chi nhánh nào thì coi như chủ hộ và thấy mọi cơ sở. Chỉ khi đã được gán vào ít nhất một cơ sở thì mới bị giới hạn trong các cơ sở đó. Muốn giới hạn một người thì phải gán họ vào cơ sở cụ thể.

Xóa chi nhánh không được?

Chi nhánh mặc định không xóa được. Chi nhánh đã phát sinh đơn hàng cũng không xóa được - để giữ toàn vẹn sổ sách. Trường hợp này dùng Ngừng hoạt động thay cho xóa.

Tồn ở màn chi nhánh khác tồn ở màn kho?

Đúng, đây là hai lớp số liệu riêng và hiện chưa tự đồng bộ. Tồn theo chi nhánh phục vụ việc chuyển hàng, tồn theo kho phục vụ các màn kho. Nếu cửa hàng vừa dùng chuyển hàng nội bộ vừa dùng phiếu nhập xuất kho thì cần đối chiếu số cho khớp.

Xem doanh thu gộp cả hộ thế nào?

Ở báo cáo doanh thu, để trống bộ lọc chi nhánh.

Một người làm ở hai cơ sở được không?

Được. Gán người đó vào cả hai cơ sở, mỗi nơi một vai trò. Khi mở ca họ chọn cơ sở đang làm.

Nên siết lại khi đông người. Phân quyền theo chi nhánh hiện là mặc định mở - ai chưa được gán thì thấy hết. Cách này tiện lúc mới chạy, nhưng khi cửa hàng có nhiều nhân viên thì hãy gán từng người vào đúng cơ sở của họ.
Quay lạiNhập, xuất và kiểm kê kho