Hướng dẫn Hộ kinh doanh · Khách hàng và đối tác · Mua hàng
Mua hàng · Kho · Kế toán

Mua hàng và công nợ nhà cung cấp

Đặt hàng, nhận hàng vào kho, theo dõi số còn phải trả và ghi nhận thanh toán.

Việc này giúp gì

Nhận hàng một lần, ba việc tự xong

Mỗi lần bạn ghi nhận nhận hàng, hệ thống tăng tồn kho, tăng công nợ phải trả nhà cung cấp và ghi vào sổ sách. Khi bạn trả tiền, công nợ giảm và phiếu chi được lập. Không ai phải nhập lại vào sổ tay hay bảng tính.

Đường đi: Đối tác › Nhà cung cấp · Đối tác › Đơn mua hàng · Kho › Nhập từ sàn B2B

Cần có trước

  • Hàng hóa đã khai trong danh mục - xem khai báo sản phẩm.
  • Quyền mua hàng để tạo và gửi đơn; quyền kế toán để ghi nhận thanh toán.
  • Nếu hàng cần theo dõi lô hoặc hạn dùng thì chuẩn bị sẵn thông tin lô khi nhận hàng.

Các bước

Một vòng mua hàng từ đầu tới cuối

Vòng đời một đơn mua hàng
Mỗi lần nhận hàng làm tăng tồn kho và tăng công nợ phải trả nhà cung cấp.

  1. Lập hồ sơ nhà cung cấp

    Vào Đối tác › Nhà cung cấp, bấm Thêm nhà cung cấp. Nhập tên, mã số thuế, người liên hệ, điện thoại, email, địa chỉ, tài khoản ngân hàng và số ngày thanh toán mặc định. Bấm lưu.

    Danh sách cho tìm theo tên, mã số thuế hoặc điện thoại, và hiện luôn số công nợ phải trả của từng nhà cung cấp.

  2. Tạo đơn mua

    Vào Đối tác › Đơn mua hàng, bấm Tạo đơn mua. Chọn nhà cung cấp, ngày giao dự kiến và ghi chú. Thêm từng dòng sản phẩm kèm số lượng, đơn giá và thuế suất. Bấm Lưu - đơn nằm ở trạng thái Nháp.

  3. Gửi đơn cho nhà cung cấp

    Mở chi tiết đơn, bấm Gửi NCC. Đơn chuyển sang Đã gửi. Đây là mốc để bắt đầu nhận hàng.

    Đơn còn Nháp thì chưa có nút Nhận hàng. Đó là lý do hay gặp nhất khi không thấy nút này.

  4. Nhận hàng

    Bấm Nhận hàng. Mỗi dòng hiện số đã đặt và số đã nhận từ các đợt trước. Nhập số nhận đợt này cho từng sản phẩm, thêm số lô và hạn dùng nếu mặt hàng cần. Bấm lưu.

    Nhận đủ tất cả thì đơn chuyển Nhận đủ. Nhận chưa đủ thì đơn ở Nhận một phần và bạn nhận tiếp ở đợt sau.

  5. Thanh toán cho nhà cung cấp

    Ở chi tiết đơn, bấm Thanh toán. Chọn phương thức, nhập số tiền và số tham chiếu. Số tiền không được vượt quá số còn phải trả. Bấm Xác nhận.

  6. Nhận hàng mua trên sàn B2B

    Hàng bạn mua trên sàn B2B, sau khi nhà cung cấp giao xong, về nằm ở Kho › Nhập từ sàn B2B trong danh sách Chờ duyệt. Mỗi dòng cho biết sản phẩm, nhà cung cấp, số lượng, đơn giá và số đơn B2B nguồn.

    Bấm Nhập kho để xác nhận, hoặc Từ chối nếu thực tế chưa nhận được hàng. Mục Đã xử lý lưu lịch sử kèm tên người duyệt.

Kết quả

Sau mỗi mốc trong vòng mua hàng

Việc xảy raXem ở đâu
Tồn kho tăng theo đúng sản phẩm và lô đã nhậnKho
Công nợ phải trả nhà cung cấp tăngHồ sơ nhà cung cấp và chi tiết đơn mua
Giá vốn hàng, sổ kho và công nợ phải trả được ghiSổ kế toán
Thanh toán làm giảm công nợ và lập phiếu chiChứng từ kế toán
Giá vốn mới ảnh hưởng số lợi nhuậnBáo cáo lợi nhuận

Đặt hàng nhanh

Tạo đơn đặt từ hàng sắp hết

Không phải tự dò mặt hàng nào sắp hết rồi gõ tay từng dòng. Bấm một nút, hệ thống mở sẵn đơn đặt hàng đã điền các mặt hàng đang dưới mức tồn tối thiểu, kèm số lượng và đơn giá gợi ý. Bạn chọn nhà cung cấp, xem lại rồi lưu.

Vào từ: Đơn mua hàng › Danh sách › Tạo đơn từ hàng sắp hết, hoặc Báo cáo › Tổng quan › thẻ Tồn kho thấp › Tạo đơn mua
  • Điền sẵn mặt hàng. Form hiện ra đã có từng mặt hàng sắp hết, kèm tên hàng và đơn vị tính.
  • Số lượng gợi ý. Đủ để đưa tồn về lại mức tối thiểu. Sửa được trước khi lưu.
  • Đơn giá gợi ý. Lấy theo giá vốn bình quân gần nhất. Mặt hàng chưa từng nhập kho thì để 0 và bạn tự nhập.
  • Chọn nhà cung cấp. Xóa dòng không muốn đặt, chỉnh số lượng, giá, thuế nếu cần.
  • Lưu nháp. Đơn lưu ở trạng thái Nháp; sau đó gửi cho nhà cung cấp như đơn đặt bình thường.
Khi nào một mặt hàng được coi là sắp hết. Mặt hàng phải có bật theo dõi tồn kho, có đặt mức tồn tối thiểu, và tồn hiện tại đang dưới mức đó. Thiếu một trong ba thì mặt hàng không xuất hiện. Không có mặt hàng nào dưới mức thì hệ thống báo và không tạo đơn. Tất cả gộp vào một đơn - mua từ nhiều nhà cung cấp thì tạo nhiều lần, mỗi lần giữ lại dòng của một nhà cung cấp.

Hiểu đúng vài con số

Công nợ, hạn thanh toán và báo cáo

  • Hạn thanh toán. Khi nhận hàng, hệ thống đặt hạn = ngày nhận + số ngày công nợ khai trong hồ sơ nhà cung cấp.
  • Công nợ đã gồm thuế. Nhận hàng làm tăng tồn kho và tăng công nợ phải trả theo giá trị hàng nhận đã gồm thuế - khớp với số tiền bạn sẽ trả và với sổ sách.
  • Nhận nhiều đợt. Nhận một phần được; ghi nhận thanh toán ở màn chi tiết đơn.
  • Báo cáo công nợ. Vào Báo cáo › Công nợ, chọn Loại đối tượng = Nhà cung cấp để xem công nợ phải trả. Xuất Excel/PDF ra đúng dữ liệu đang xem.
  • "Quá hạn" khác "Vượt hạn mức". Với nhà cung cấp, cột là Quá hạn - tính theo hạn thanh toán từng đơn. Với khách hàng mới là Vượt hạn mức.
Giới hạn hiện tại. Đơn đã Gửi hoặc đã Nhận hàng thì không sửa được, để giữ toàn vẹn số liệu - chỉ sửa được khi còn Nháp. Chi phí mua qua đơn mua chưa tự sang phần mềm của đại lý kế toán; muốn đại lý thấy thì nhập lại thành hóa đơn đầu vào ở hóa đơn và chi phí đầu vào.

Hỏi đáp

Những chỗ hay vướng

Đơn còn Nháp mà không thấy nút Nhận hàng?

Phải bấm Gửi NCC trước để đơn chuyển sang Đã gửi. Từ đó mới nhận hàng được.

Nhà cung cấp giao thiếu thì làm sao?

Nhập đúng số thực nhận, đừng nhập cho khớp đơn đặt. Đơn ở trạng thái Nhận một phần và bạn nhận tiếp các đợt sau cho tới khi đủ.

Xác nhận nhập từ sàn B2B nhưng báo chưa có sản phẩm?

Mã sản phẩm trong đơn trên sàn chưa khớp mặt hàng nào trong danh mục của bạn. Thêm sản phẩm với đúng mã đó rồi nhập kho thủ công.

Không xóa được nhà cung cấp?

Nhà cung cấp đó đang còn công nợ phải trả. Thanh toán hết trước rồi mới xóa được.

Muốn đặt lại đúng đơn hàng kỳ trước?

Mở đơn cũ, bấm Đặt hàng lại. Hệ thống tạo một đơn nháp mới giống hệt, phần số lượng đã nhận và đã thanh toán được đặt lại.

Sửa số công nợ phải trả bằng tay được không?

Không. Công nợ do hệ thống tính: tăng khi nhận hàng, giảm khi thanh toán. Nếu số sai thì tìm chứng từ sai và điều chỉnh ở đó.

Lưu ý. Đơn đã nhận đủ thì không hủy được, vì hàng đã vào kho và sổ đã ghi. Kiểm số lượng trước khi xác nhận nhận đủ.
Quay lạiGửi tin chăm sóc khách hàng