Vấn đề
Sai sót hồ sơ - quả bom nổ chậm
Một biên bản thiếu chữ ký, một hồ sơ thanh toán chưa kèm nghiệm thu, một văn bản đã hết hiệu lực - thường chỉ lộ ra khi thanh tra, kiểm toán vào cuộc. Khi đó là chậm thanh toán, xuất toán, thậm chí trách nhiệm pháp lý.
Cách hoạt động
Rà soát có hệ thống, có căn cứ
Quét & nhận dạng
Đọc/đọc chữ tự động tệp trong thư mục dự án (kể cả scan) và nhận dạng loại văn bản, trích số hiệu/ngày. Kiểm toán tăng dần - tệp đã nhận dạng không đọc lại.
Chạy kiểm toán
Trả về 4 thẻ: % đầy đủ hồ sơ theo giai đoạn, mức rủi ro (Thấp/Trung bình/Cao), số phát hiện, thời điểm - mỗi phát hiện nêu mức độ, căn cứ pháp lý và khuyến nghị.
Quản trị tri thức pháp lý
Danh mục Yêu cầu hồ sơ (tiêu chí theo giai đoạn) + kho Văn bản pháp luật; trích xuất tiêu chí từ toàn văn luật và theo dõi hiệu lực văn bản.
Xử lý & in báo cáo
Ghi nhận / Đã xử lý / Bỏ qua cho từng phát hiện; in báo cáo kiểm toán một chạm (kết luận + % + rủi ro + bảng phát hiện & tài liệu).
Điểm nổi bật
Chủ động thay vì bị động
- Phát hiện sớm. Thấy vấn đề trước khi hồ sơ đi ra ngoài, kèm căn cứ để dùng khi thanh tra.
- Bộ tiêu chí chuẩn. Theo NĐ 06/15/2021, NĐ 30/2020, TT 10/2021, Luật Xây dựng/Đấu thầu - áp dụng nhất quán.
- Cảnh báo sớm. Rủi ro cao thì tự báo Quản lý dự án & Người phê duyệt (chuông/email/Trao đổi nội bộ).
- Luật đổi, sửa cấu hình. Nạp văn bản mới → trích xuất tiêu chí → duyệt, không cần sửa mã nguồn.