Trang chủ · Tính năng · Kiểm toán hồ sơ
Tính năng · Giảm rủi ro pháp lý

Kiểm toán hồ sơ dự án

"Trợ lý kiểm toán & quản lý pháp lý xây dựng": tự đọc tài liệu trong thư mục dự án, nhận dạng loại văn bản, rồi đối chiếu với pháp luật xây dựng để trả lời - hồ sơ đã đầy đủ chưa, giai đoạn rủi ro thế nào, mỗi tài liệu có sai sót pháp lý gì (kèm căn cứ và khuyến nghị).

Vấn đề

Sai sót hồ sơ - quả bom nổ chậm

Một biên bản thiếu chữ ký, một hồ sơ thanh toán chưa kèm nghiệm thu, một văn bản đã hết hiệu lực - thường chỉ lộ ra khi thanh tra, kiểm toán vào cuộc. Khi đó là chậm thanh toán, xuất toán, thậm chí trách nhiệm pháp lý.

Cách hoạt động

Rà soát có hệ thống, có căn cứ

Sơ đồ quy trình Kiểm toán hồ sơ dự án
Quét, đối chiếu pháp luật, chấm mức rủi ro rồi báo cáo kèm căn cứ.

Quét & nhận dạng

Đọc/đọc chữ tự động tệp trong thư mục dự án (kể cả scan) và nhận dạng loại văn bản, trích số hiệu/ngày. Kiểm toán tăng dần - tệp đã nhận dạng không đọc lại.

Chạy kiểm toán

Trả về 4 thẻ: % đầy đủ hồ sơ theo giai đoạn, mức rủi ro (Thấp/Trung bình/Cao), số phát hiện, thời điểm - mỗi phát hiện nêu mức độ, căn cứ pháp lý và khuyến nghị.

Quản trị tri thức pháp lý

Danh mục Yêu cầu hồ sơ (tiêu chí theo giai đoạn) + kho Văn bản pháp luật; trích xuất tiêu chí từ toàn văn luật và theo dõi hiệu lực văn bản.

Xử lý & in báo cáo

Ghi nhận / Đã xử lý / Bỏ qua cho từng phát hiện; in báo cáo kiểm toán một chạm (kết luận + % + rủi ro + bảng phát hiện & tài liệu).

Điểm nổi bật

Chủ động thay vì bị động

  • Phát hiện sớm. Thấy vấn đề trước khi hồ sơ đi ra ngoài, kèm căn cứ để dùng khi thanh tra.
  • Bộ tiêu chí chuẩn. Theo NĐ 06/15/2021, NĐ 30/2020, TT 10/2021, Luật Xây dựng/Đấu thầu - áp dụng nhất quán.
  • Cảnh báo sớm. Rủi ro cao thì tự báo Quản lý dự án & Người phê duyệt (chuông/email/Trao đổi nội bộ).
  • Luật đổi, sửa cấu hình. Nạp văn bản mới → trích xuất tiêu chí → duyệt, không cần sửa mã nguồn.
Bảo mật (NĐ 13/2023): hồ sơ chứa thông tin cá nhân + đơn giá mật và luồng kiểm toán không ẩn danh - quản trị phải chọn dịch vụ xử lý tự động nội bộ. Hệ thống chỉ đề xuất/cảnh báo; cán bộ có thẩm quyền rà soát và ký báo cáo.
Nghĩa vụ tuân thủ Trợ lý hỏi-đáp hồ sơ Quản lý hợp đồng Thư mục tài liệu dự án Cảnh báo tuân thủ Tùy chỉnh trợ lý