Vấn đề
“Đóng gói” một nút - thiếu hồ sơ, thiếu trình tự
Nếu kết thúc một gói mời thầu chỉ là bấm “Đóng gói” rồi xác nhận - không hồ sơ pháp lý, không trình tự. Đến khi thanh tra, kiểm toán hỏi biên bản mở thầu, báo cáo đánh giá, quyết định phê duyệt kết quả… mới lộ ra thiếu hồ sơ hoặc làm sai thứ tự.
Cách hoạt động
Một chuỗi mốc có kiểm soát, mỗi mốc gắn hồ sơ
Đóng thầu
Chốt thời điểm không nhận thêm giá chào, chuyển gói sang đánh giá.
Đánh giá hồ sơ dự thầu
Ghi nhận kết quả so sánh giá chào và đánh giá HSDT.
Chuẩn bị hồ sơ pháp lý theo mốc
Mỗi mốc có danh mục hồ sơ riêng - biên bản mở thầu, báo cáo đánh giá, biên bản thương thảo, quyết định phê duyệt… lọc đúng theo hình thức lựa chọn nhà thầu của gói.
Phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu
Nhập số & ngày Quyết định phê duyệt (KQLCNT). Đây là mốc bắt buộc - thiếu là không đi tiếp được.
Giao thầu
Chỉ khi đã phê duyệt mới chọn được nhà thầu trúng và lập phiếu giao thầu.
Tạo hợp đồng điền sẵn
Từ kết quả giao thầu, hệ thống dựng một hợp đồng nháp đã điền nhà thầu, giá trị và liên kết gói - mở ra hoàn thiện rồi ký.
Khóa cứng tuân thủ
Chưa phê duyệt thì chưa cho giao thầu
Chặn giao thầu khi chưa đủ điều kiện pháp lý - không thể làm tắt, không thể nhảy bước.
- Chưa có số Quyết định phê duyệt kết quả thì khối Giao thầu không xuất hiện - theo trình tự Điều 43 Luật Đấu thầu 22/2023, NĐ 214/2025.
- Thiếu hồ sơ bắt buộc (nhãn đỏ “Bắt buộc”) thì hệ thống chặn và nêu rõ còn thiếu những gì.
- Bản nháp tự động chỉ để tham khảo. Phần mềm soạn sẵn biên bản, quyết định để đỡ gõ tay - nhưng con người rà, hoàn thiện và ký; phần mềm không tự chốt hồ sơ nào.
- Đúng bộ hồ sơ cho từng hình thức. Chỉ định thầu, đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh… mỗi hình thức một danh mục hồ sơ khác nhau.
Vòng đời hợp đồng
Ký xong chưa phải là hết - theo đến khi thanh lý
Từ giao thầu, hợp đồng chảy tiếp qua 5 mốc một chiều; nghiệm thu đạt trở thành bằng chứng hoàn thành, khép lại bằng thanh lý - tất cả trên một hồ sơ, không nhập lại.
Nháp
Hợp đồng điền sẵn từ kết quả giao thầu.
Đã ký
Hoàn thiện điều khoản, ngày ký, tệp gốc rồi chuyển “Đã ký”.
Đang thực hiện
Khởi công, triển khai thi công.
Hoàn thành
Nghiệm thu hoàn thành đạt làm bằng chứng để chốt.
Đã thanh lý
Quyết toán xong, thanh lý - khép vòng đời hợp đồng.
Điểm nổi bật
Liền mạch, đủ hồ sơ, đúng trình tự
- Dòng chảy liền mạch. Giao thầu → hợp đồng điền sẵn → nghiệm thu → hoàn thành → thanh lý, không nhập trùng.
- Đủ hồ sơ theo mốc. Mỗi bước biết cần hồ sơ gì; không đến lúc thanh tra mới phát hiện thiếu.
- Chống làm tắt. Trình tự một chiều, không nhảy bước, không lùi bằng nút thường.
- Xem trực tiếp trên trình duyệt. Mọi hồ sơ đính kèm mở ngay, không phải tải về.
- Nghiệm thu là bằng chứng. Biên bản nghiệm thu đạt hiện ngay trong khối vòng đời để chốt hoàn thành.
- Khép bằng thanh lý. Hợp đồng kết thúc đúng thủ tục sau khi hoàn thành và quyết toán.