Trang chủ · Tính năng · Sửa sai có kiểm soát
Tính năng · Tuân thủ & pháp lý

Sửa sai có kiểm soát

Trên công trường, người ghi nhận rất dễ mắc lỗi: ghi nhầm số liệu, nhầm đơn vị, chọn nhầm dự án, nhập trùng một phiếu hai lần, hoặc quên ghi một ngày. Đây không phải gian lận - mà là sai sót bình thường khi khối lượng ghi nhận quá lớn. Nhóm tính năng này cho sửa sai, nhưng để lại dấu vết đầy đủ, có quy tắc.

Vấn đề

Sửa tự do thì mất minh bạch, khóa cứng thì kẹt

Cho sửa/xóa tự do thì không biết ai đổi gì, số liệu tài chính lệch âm thầm. Khóa cứng thì không sửa được sai sót thật. Cần lối đi ở giữa: cho sửa, nhưng mọi thay đổi đều có vết và theo quy tắc.

Cách hoạt động

Ba lớp cơ chế

Sơ đồ Sửa sai có kiểm soát: người ghi nhận có thể mắc lỗi, qua lớp 1 (ghi lại thay đổi và quy tắc khóa/ghi lùi ngày), lớp 2 (đảo/đính chính dữ liệu tài chính và chuyển bản ghi sai dự án) tới kết quả minh bạch, không đếm hai lần; song song là lớp 3 phòng ngừa và phát hiện
Ba lớp: ghi lại & quy tắc; đảo/đính chính; phòng ngừa & phát hiện chạy song song.
▤

Ghi lại & quy tắc

Nhật ký chỉnh sửa lưu mọi thay đổi (ai, gì, từ → đến, lý do); ghi lùi ngày cần quyền và lý do; khóa cứng bản ghi sau N ngày.

⎌

Đảo / đính chính

Dữ liệu đã vào tài chính thì sửa sai bằng "Hủy hiệu lực" (đảo) thay vì xóa - số liệu tự loại khỏi tổng, không đếm hai lần; bản ghi nhầm dự án thì chuyển đúng chỗ.

◍

Phòng ngừa & phát hiện

Chống ghi trùng, nhắc bỏ sót, trợ lý sửa sai tự động và bảng đối chiếu lệch giúp lộ bản ghi sai hoặc thiếu.

Bốn nguyên tắc

Vì sao đáng tin

  • Không xóa/sửa âm thầm. Mỗi thao tác tạo/sửa/xóa/đảo đều ghi lại: ai, lúc nào, đổi trường gì (từ → đến), lý do, có ghi lùi ngày không. Xóa còn lưu ảnh chụp toàn bộ bản ghi để truy vết.
  • Đã vào tài chính thì đảo/đính chính, không xóa. Phiếu nghiệm thu, đợt thanh toán đã tính tiền được hủy hiệu lực; số liệu tự loại khỏi tổng - không đếm hai lần.
  • Ghi lùi ngày được nhưng có kiểm soát. Ghi với ngày quá khứ cần quyền đặc biệt và bắt buộc nêu lý do; có thể bật khóa cứng sau N ngày.
  • Trợ lý chỉ gợi ý. Trợ lý sửa sai, đối chiếu lệch, cảnh báo đều là đề xuất; con người tự kiểm tra và tự thực hiện.
Minh bạch để làm gì: đội sửa được sai sót thật mà lãnh đạo và kiểm toán vẫn thấy rõ ai đổi gì, vì sao - số liệu tài chính không lệch âm thầm.
Kiểm toán hồ sơ Điều hành thi công Đợt thanh toán Nghĩa vụ tuân thủ