Vấn đề
Tài liệu một dự án nằm rải rác theo từng người
Trước đây file xuất ra lưu vào thư mục của người đang thao tác, nên tài liệu cùng một dự án nằm ở nhiều nơi, nhiều người - không có nơi chuẩn để tìm, khó bàn giao và khó dùng chung.
Cách hoạt động
Một dự án, một thư mục, cấu trúc rõ ràng
Cấu hình thư mục gốc
Quản trị chọn một thư mục gốc cho toàn bộ dự án. Trỏ vào một thư mục nhóm dùng chung để mọi thành viên đọc/ghi chung một chỗ thật sự.
Tạo dự án - thư mục tự sinh
Hệ thống tạo thư mục {mã dự án} kèm các thư mục con theo loại: Mời thầu · BOQ · Phân tích · Hợp đồng · Thi công · Pháp lý · Tài liệu chung.
Mọi file dồn về đúng chỗ
Upload tài liệu, xuất mẫu chào giá… đều mặc định vào thư mục dự án - không phải chọn thư mục mỗi lần.
Đổi thư mục khi cần
Quản lý dự án có thể đổi sang thư mục khác bất cứ lúc nào; hệ thống tạo lại cấu trúc con ở nơi mới.
Điểm nổi bật
Nền tảng cho tự động hóa tài liệu
- Dễ tìm, dễ bàn giao. Cấu trúc chuẩn theo loại cho mọi dự án.
- Dùng chung thật sự. Thư mục nhóm dùng chung cho phép cả nhóm thấy cùng một đường dẫn.
- Không mất dữ liệu. Đổi/gỡ liên kết thư mục không xóa file thật; đổi thư mục chỉ đổi nơi lưu file mới.
- Sẵn cho tự động. Là nơi Kho tra cứu tài liệu đọc, Quản lý hợp đồng & Kiểm toán quét tài liệu.
Quyền truy cập: tuân theo phân quyền của kho dữ liệu / thư mục nhóm dùng chung - thành viên không có quyền vào thư mục sẽ không lưu được vào đó. Hệ thống chỉ cần đường dẫn, không cấp thêm quyền.