Trang chủ · Tính năng · Thư mục tài liệu dự án
Tính năng · Lưu trữ

Thư mục tài liệu dự án

Mỗi dự án có một thư mục lưu trữ thống nhất trong kho dữ liệu. Tạo dự án là hệ thống tự sinh thư mục con theo loại; mọi thao tác lưu file đều dồn về đúng chỗ - nền móng để tìm kiếm, kiểm toán và trợ lý hoạt động chính xác.

Vấn đề

Tài liệu một dự án nằm rải rác theo từng người

Trước đây file xuất ra lưu vào thư mục của người đang thao tác, nên tài liệu cùng một dự án nằm ở nhiều nơi, nhiều người - không có nơi chuẩn để tìm, khó bàn giao và khó dùng chung.

Cách hoạt động

Một dự án, một thư mục, cấu trúc rõ ràng

Cấu hình thư mục gốc

Quản trị chọn một thư mục gốc cho toàn bộ dự án. Trỏ vào một thư mục nhóm dùng chung để mọi thành viên đọc/ghi chung một chỗ thật sự.

Tạo dự án - thư mục tự sinh

Hệ thống tạo thư mục {mã dự án} kèm các thư mục con theo loại: Mời thầu · BOQ · Phân tích · Hợp đồng · Thi công · Pháp lý · Tài liệu chung.

Mọi file dồn về đúng chỗ

Upload tài liệu, xuất mẫu chào giá… đều mặc định vào thư mục dự án - không phải chọn thư mục mỗi lần.

Đổi thư mục khi cần

Quản lý dự án có thể đổi sang thư mục khác bất cứ lúc nào; hệ thống tạo lại cấu trúc con ở nơi mới.

Điểm nổi bật

Nền tảng cho tự động hóa tài liệu

  • Dễ tìm, dễ bàn giao. Cấu trúc chuẩn theo loại cho mọi dự án.
  • Dùng chung thật sự. Thư mục nhóm dùng chung cho phép cả nhóm thấy cùng một đường dẫn.
  • Không mất dữ liệu. Đổi/gỡ liên kết thư mục không xóa file thật; đổi thư mục chỉ đổi nơi lưu file mới.
  • Sẵn cho tự động. Là nơi Kho tra cứu tài liệu đọc, Quản lý hợp đồng & Kiểm toán quét tài liệu.
Quyền truy cập: tuân theo phân quyền của kho dữ liệu / thư mục nhóm dùng chung - thành viên không có quyền vào thư mục sẽ không lưu được vào đó. Hệ thống chỉ cần đường dẫn, không cấp thêm quyền.
Kho dữ liệu Kho tra cứu tài liệu Phân loại & tổ chức tài liệu Quản lý hợp đồng