Trang chủ · Tính năng · Phân loại & tổ chức tài liệu
Tính năng · Tài liệu

Tự phân loại & tổ chức tài liệu theo loại

Hai bước nối tiếp: hệ thống tự đọc nội dung và gắn nhãn loại cho tệp (hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán, ảnh hiện trường…), rồi gợi ý dời tệp về đúng thư mục con của dự án. Máy chỉ gợi ý - bạn xem, chọn rồi mới bấm.

Vấn đề

Kho tài liệu dễ thành "một mớ hổ lốn"

Tệp đổ vào từ nhiều nguồn - bản scan, ảnh hiện trường, hợp đồng ký, dự toán, biên bản nghiệm thu, văn bản pháp lý - và mọi thứ nằm chung một chỗ. Khó tìm, khó kiểm soát, khó bàn giao.

Cách hoạt động

Gắn nhãn trước, dời tệp sau - luôn có bạn duyệt

Sơ đồ quy trình Phân loại & tổ chức tài liệu
Đọc tệp, gắn nhãn loại và gợi ý dời về đúng thư mục - bạn duyệt.

Tự phân loại

Khi có tệp mới, hệ thống đọc chữ tự động nội dung rồi chọn một nhãn loại phù hợp nhất. Chỉ gắn nhãn - tệp vẫn nằm nguyên chỗ cũ. Không chắc thì gán "Khác".

Xem nhãn loại

Nhãn hiện khi trợ lý trích dẫn tài liệu và trong màn "Sắp xếp theo loại". Tệp cũ chưa có nhãn thì bấm "Lập chỉ mục dự án" một lần.

Sắp xếp theo loại

Màn hiện danh sách tệp kèm nhãn và gợi ý thư mục hiện tại → thư mục đề xuất (VD Tài liệu chung → Hợp đồng). Bỏ chọn tệp không muốn dời rồi bấm "Di chuyển N tệp".

Hoàn tác dễ dàng

Dời bằng thao tác chuẩn nên tệp giữ lịch sử phiên bản và vào thùng rác - lấy lại được bất cứ lúc nào.

An toàn dữ liệu

Không có tệp nào bị dời tự động

  • Không xóa, không ghi đè. Trùng tên ở thư mục đích thì tự thêm hậu tố, không đè lên.
  • Không gãy liên kết. Sau khi dời, hệ thống tự cập nhật đường dẫn ở kho tìm kiếm và tab Tài liệu.
  • Đúng phạm vi quyền. Chỉ cán bộ có quyền sửa dự án mới lập chỉ mục / dời tệp.
  • Bản đồ loại → thư mục là mặc định. Hợp đồng vào Hợp đồng, nghiệm thu/ảnh vào Thi công, dự toán vào BOQ… - vì bạn duyệt từng tệp nên vẫn an toàn.
Nền chung: phân loại dựa trên việc đọc nội dung ở Kho tra cứu tài liệu (mặc định tắt, quản trị bật). Đọc chữ tự động và mô hình nhận diện đều cấu hình nội bộ - không gửi nội dung tài liệu ra dịch vụ ngoài (NĐ 13/2023).
Kho tra cứu tài liệu Trợ lý thông minh Thư mục tài liệu dự án Quản lý hợp đồng