Vấn đề
Kho tài liệu dễ thành "một mớ hổ lốn"
Tệp đổ vào từ nhiều nguồn - bản scan, ảnh hiện trường, hợp đồng ký, dự toán, biên bản nghiệm thu, văn bản pháp lý - và mọi thứ nằm chung một chỗ. Khó tìm, khó kiểm soát, khó bàn giao.
Cách hoạt động
Gắn nhãn trước, dời tệp sau - luôn có bạn duyệt
Tự phân loại
Khi có tệp mới, hệ thống đọc chữ tự động nội dung rồi chọn một nhãn loại phù hợp nhất. Chỉ gắn nhãn - tệp vẫn nằm nguyên chỗ cũ. Không chắc thì gán "Khác".
Xem nhãn loại
Nhãn hiện khi trợ lý trích dẫn tài liệu và trong màn "Sắp xếp theo loại". Tệp cũ chưa có nhãn thì bấm "Lập chỉ mục dự án" một lần.
Sắp xếp theo loại
Màn hiện danh sách tệp kèm nhãn và gợi ý thư mục hiện tại → thư mục đề xuất (VD Tài liệu chung → Hợp đồng). Bỏ chọn tệp không muốn dời rồi bấm "Di chuyển N tệp".
Hoàn tác dễ dàng
Dời bằng thao tác chuẩn nên tệp giữ lịch sử phiên bản và vào thùng rác - lấy lại được bất cứ lúc nào.
An toàn dữ liệu
Không có tệp nào bị dời tự động
- Không xóa, không ghi đè. Trùng tên ở thư mục đích thì tự thêm hậu tố, không đè lên.
- Không gãy liên kết. Sau khi dời, hệ thống tự cập nhật đường dẫn ở kho tìm kiếm và tab Tài liệu.
- Đúng phạm vi quyền. Chỉ cán bộ có quyền sửa dự án mới lập chỉ mục / dời tệp.
- Bản đồ loại → thư mục là mặc định. Hợp đồng vào Hợp đồng, nghiệm thu/ảnh vào Thi công, dự toán vào BOQ… - vì bạn duyệt từng tệp nên vẫn an toàn.