Bắt đầu từ đâu
Nếu bạn vừa nhận tài khoản đại lý
Làm ba việc này trước, theo thứ tự. Xong ba việc là bạn đã chạy trọn một vòng nghề với một khách.
Nhận yêu cầu hợp tác
Hộ kinh doanh gửi lời mời từ phần mềm bán hàng của họ. Bạn duyệt lời mời thì mới được xem sổ sách của hộ. Xem hướng dẫn nhận hợp tác.
Ký hợp đồng dịch vụ
Đề xuất phạm vi công việc, mức phí và chu kỳ. Hộ ký thì hợp đồng có hiệu lực và bạn phát hành được phí theo kỳ. Xem hướng dẫn hợp đồng dịch vụ.
Đối soát kỳ đầu
Chạy đối soát tháng gần nhất của hộ để biết sổ sách đang sạch tới đâu trước khi nhận việc khai thuế. Xem hướng dẫn đối soát.
Mục lục
27 việc thường làm
1Bắt đầu ở đây
- Theo dõi danh mục hộ kinh doanhMàn hình tổng: doanh thu, thuế, hóa đơn còn chờ của tất cả hộ đang quản lý.
- Việc cần làm hôm nayHồ sơ trễ hạn, sắp đến hạn, việc của bạn và việc chờ bạn duyệt - mở mỗi sáng.
- Tổng quan hãngBảng điều hành cho chủ hãng: khách, nhân sự, phí đã thu, hồ sơ trễ, đúng hạn.
- Tìm nhanh một hộ kinh doanhGõ vài ký tự ở thanh trên cùng để nhảy thẳng tới hộ cần xem.
- Thao tác hàng loạt cả danh mụcChuẩn bị tờ khai và phát hành phí cho nhiều hộ cùng lúc, bỏ qua hộ thiếu dữ liệu.
- Hỏi trợ lý về cả danh mụcHộ nào doanh thu cao nhất, hộ nào thiếu hóa đơn, hộ nào cần đối soát gấp.
2Khách hàng
- Trang chi tiết một hộ kinh doanhGom mọi thông tin và mọi việc của một hộ vào một trang, mở từ danh sách khách.
- Hồ sơ khách hàngĐịnh danh, thuế, chữ ký số, người liên hệ và lịch sử tương tác của từng hộ.
- Kho tài liệu theo kháchHợp đồng, ủy quyền, giấy phép, tờ khai đã nộp, chứng từ - lưu theo từng khách.
- Chế độ kế toán theo nhóm doanh thuMỗi hộ theo nhóm doanh thu phải giữ sổ, chứng từ và dùng mẫu tờ khai nào.
- Nhận yêu cầu hợp tácDuyệt hoặc từ chối lời mời từ hộ kinh doanh; ngừng hợp tác khi kết thúc.
- Tạo hộ kinh doanh cho kháchĐại lý tạo sẵn tài khoản cho khách và gửi lời mời, bắt đầu làm ngay.
3Nghiệp vụ kế toán - thuế
- Đối soát bán hàng với hóa đơnTìm đơn thiếu hóa đơn hoặc hóa đơn lỗi, rồi khóa kỳ để chốt số liệu.
- Soát sổ nhiều hộ cùng lúcQuét toàn danh mục tìm hóa đơn lỗi, thiếu hóa đơn, chưa kê khai.
- Lập tờ khai thay cho hộTổng hợp một kỳ, trừ phần sàn đã nộp thay, tải XML nộp qua eTax.
- Nộp tờ khai thay và biên nhậnDựng hồ sơ, ký số, gửi, lưu biên nhận - bước đi tiếp sau khi lập tờ khai.
- Ủy quyền dịch vụ và nộp tờ khai thayPhạm vi ủy quyền trong hợp đồng, và hộ duyệt từng lần với việc nhạy cảm như nộp thay.
- Sổ sách và đối chiếu ngân hàng của hộXem sổ S01 đến S07 của hộ và đối chiếu sao kê ngân hàng với chứng từ.
- Lịch tuân thủ và hạn nộpMỗi hộ, mỗi kỳ, nghĩa vụ nào, hạn nào, đã nộp chưa - không bỏ sót hạn.
4Quản lý hãng
- Nhân sự hãngThêm nhân viên có tài khoản, phân vị trí, giao khách cho từng người.
- Công việc và duyệt nội bộGiao việc theo checklist, nhân viên gửi duyệt, kế toán trưởng duyệt hoặc trả lại.
5Tài chính của hãng
- Doanh thu và công nợ của hãngPhí dịch vụ hãng thu của khách: đã phát hành, đã thu, còn phải thu, quá hạn.
- Hợp đồng dịch vụ và phíĐề xuất hợp đồng, chờ hộ ký, phát hành phí theo kỳ, kết thúc hợp đồng.
- Phí dịch vụ đại lýPhí hãng trả nền tảng, tính theo số hộ đang quản lý, biểu giá bậc thang.
6Tài khoản và xác minh
- Đăng ký tài khoản đại lýTự tạo tài khoản hãng, kích hoạt bằng mã gửi qua điện thoại, làm việc ngay.
- Xác minh hãng đại lýNộp hồ sơ hãng để chuyển sang đã xác minh, mở khóa nhận khách và nộp tờ khai thay.
- Trang giới thiệu đại lýDựng trang quảng bá công khai theo đường dẫn riêng để chia sẻ cho khách tiềm năng.
Vài điều nên biết trước
Bốn nguyên tắc chi phối mọi màn hình
- Đối soát trước, khóa kỳ, rồi mới kết xuất tờ khai. Làm ngược thứ tự thì số trên tờ khai còn chạy sau lưng bạn.
- Quyền đọc do hộ ủy quyền. Chỉ hộ đã duyệt hợp tác mới hiện trong danh mục. Hộ ngừng hợp tác là bạn mất quyền xem ngay, không cần thao tác gì thêm.
- Mọi lượt đọc số liệu của hộ đều ghi nhật ký. Ai xem, xem hộ nào, xem lúc nào - lưu lại để đối chứng với hộ khi cần.
- Bạn tổng hợp, không nhập thay. Đại lý không nhập nghiệp vụ bán hàng thay hộ và không tự đặt thuế suất. Số thuế đọc từ cấu hình dùng chung, đã tính sẵn trên từng đơn.
Về việc nộp tờ khai. Phần mềm kết xuất file XML theo khung hộ kinh doanh kê khai để bạn tải về và đối chiếu. Ký số và nộp qua thuế điện tử là thủ tục ngoài phần mềm - cần chứng thư số của hộ và kết nối dịch vụ thuế điện tử.