Việc này giúp gì
Làm việc có quy trình và có kiểm soát
Mỗi công việc kế toán, thường theo một khách và một kỳ, có một danh sách bước cần làm. Nhân viên hoàn thành các bước rồi gửi duyệt. Kế toán trưởng duyệt hoặc trả lại kèm lý do trước khi nộp. Đây là cách kiểm soát người làm và người soát tách bạch, để không hồ sơ nào ra ngoài mà chưa được rà.
Cần có trước
- Đã có nhân viên trong hãng để giao việc và chỉ định người duyệt.
- Tạo và giao việc, duyệt hoặc trả lại cần vị trí chủ hãng hoặc kế toán trưởng. Nhân viên làm việc được giao và gửi duyệt.
Các bước
Một công việc từ giao tới duyệt
-
Tạo và giao việc
Ở phần Tạo và giao việc, nhập tiêu đề, chọn hộ kinh doanh, chọn mẫu quy trình (tự dựng sẵn các bước), chọn người thực hiện và người duyệt, đặt kỳ và hạn. Bấm Tạo. Công việc mở ra với danh sách bước theo mẫu, ở trạng thái Đang mở.
-
Làm các bước và gửi duyệt
Người thực hiện mở công việc, tick hoàn thành từng bước - thanh tiến độ cập nhật theo. Xong thì bấm Gửi duyệt. Công việc chuyển sang Chờ duyệt và hiện trong tab Chờ tôi duyệt của người duyệt.
-
Duyệt hoặc trả lại
Người duyệt mở công việc đang chờ, bấm Duyệt (có thể ghi chú) để chốt, hoặc Trả lại và nhập lý do. Trả lại thì công việc quay về cho người thực hiện.
-
Sửa và gửi lại, hoặc khóa
Công việc bị trả lại thì người thực hiện sửa rồi gửi lại. Công việc được duyệt thì danh sách bước bị khóa, không tick sửa được nữa.
Kết quả
Các trạng thái của một công việc
| Trạng thái | Nghĩa là gì | Ai làm tiếp |
|---|---|---|
| Đang mở | Đang làm các bước | Người thực hiện tick bước, gửi duyệt |
| Chờ duyệt | Đã gửi, chờ người duyệt | Người duyệt: Duyệt hoặc Trả lại |
| Trả lại | Bị trả kèm lý do | Người thực hiện sửa rồi gửi lại |
| Đã duyệt | Đã chốt, danh sách bước khóa | Không sửa bước nữa |
Mẫu quy trình
Bảy bước mặc định, sửa được
Kế toán trưởng vào Mẫu quy trình để sửa danh sách bước chuẩn (mỗi dòng một bước) hoặc thêm mẫu mới - ví dụ quy trình quyết toán năm khác quy trình tháng. Mẫu mặc định gồm bảy bước:
| Thứ tự | Bước |
|---|---|
| 1 | Thu thập chứng từ |
| 2 | Nhập liệu |
| 3 | Đối soát |
| 4 | Lập tờ khai |
| 5 | Rà soát nội bộ |
| 6 | Nộp tờ khai |
| 7 | Lưu hồ sơ |
Hỏi đáp
Những chỗ hay vướng
Không bấm được Duyệt?
Chỉ duyệt được công việc đang ở Chờ duyệt, và người duyệt cần quyền duyệt (kế toán trưởng hoặc chủ hãng). Được đặt làm người duyệt nhưng không có quyền thì vẫn không duyệt được.
Muốn sửa lại bước sau khi đã duyệt?
Công việc đã duyệt khóa danh sách bước. Cần sửa thì tạo công việc mới cho kỳ đó.
Tick bước nhưng không gửi duyệt được?
Gửi duyệt chỉ mở khi công việc đang Đang mở hoặc vừa bị Trả lại. Công việc đang Chờ duyệt thì phải đợi người duyệt xử lý.
Công việc có tự gắn với Lịch tuân thủ không?
Bản dùng thử chưa nối tự động. Bạn tự đặt kỳ khi tạo việc.