Việc này giúp gì
Tìm chỗ lệch trước khi số liệu lên tờ khai
Phần mềm so khớp các đơn đã hoàn tất của một hộ kinh doanh (HKD) trong một kỳ với hóa đơn điện tử đã phát hành, rồi chỉ ra đơn nào còn thiếu hóa đơn và hóa đơn nào bị lỗi. Rà sạch xong bạn khóa kỳ để chốt số. Nếu bỏ qua bước này, số trên tờ khai vẫn còn thay đổi được sau lưng bạn.
Cần có trước
- Hộ đã ủy quyền cho bạn - xem nhận yêu cầu hợp tác. Ô chọn hộ chỉ hiện hộ đang hợp tác.
- Hộ đã có đơn hoàn tất trong kỳ bạn định soát.
- Biết trước kỳ cần soát - tháng và năm.
Các bước
Một kỳ đối soát từ đầu tới cuối
-
Chọn hộ và kỳ
Vào màn Đối soát, chọn Hộ kinh doanh, nhập Tháng và Năm, rồi bấm Đối soát.
-
Đọc bốn thẻ số liệu
- Đơn hoàn tất và doanh thu - tổng số đơn và tổng tiền trong kỳ.
- Khớp hóa đơn - đơn đã có hóa đơn điện tử phát hành đúng.
- Thiếu hóa đơn - đơn đã hoàn tất nhưng chưa phát hành hóa đơn.
- Hóa đơn lỗi - hóa đơn phát hành bị lỗi, cần xử lý lại.
-
Rà bảng đơn lệch từ trên xuống
Bảng bên dưới liệt kê từng đơn có vấn đề: số đơn, số tiền và chip ghi loại vấn đề. Bảng xếp theo số tiền giảm dần nên đơn ảnh hưởng lớn nhất nằm trên cùng - xử lý theo thứ tự đó.
Doanh thu khớp hóa đơn hoàn toàn thì bảng báo không có đơn lệch.
-
Yêu cầu hộ xử lý đơn lệch
Bạn không sửa được dữ liệu của hộ. Với mỗi đơn lệch, mở màn Cộng tác để gửi yêu cầu giải trình kèm số đơn - xem hướng dẫn cộng tác. Hộ tự phát hành lại hóa đơn hoặc bổ sung chứng từ trên phần mềm của họ.
-
Đối soát lại cho tới khi sạch
Sau khi hộ xử lý, chạy lại đối soát cùng hộ và cùng kỳ để xác nhận số đã khớp.
-
Khóa kỳ
Số đã sạch thì bấm Khóa kỳ (chốt sổ) ở thanh tiêu đề kỳ. Kỳ đã khóa hiển thị nhãn đã khóa. Nếu còn đơn lệch, phần mềm hỏi xác nhận trước khi cho khóa.
-
Sang màn Tờ khai
Đến bước này số liệu mới ổn định. Xem lập tờ khai thay cho hộ.
Kết quả
Sau khi khóa kỳ
| Việc xảy ra | Ghi chú |
|---|---|
| Kỳ được chốt, số liệu ổn định để kết xuất tờ khai | Không xóa cứng dữ liệu nào của hộ |
| Màn Tờ khai bỏ cảnh báo kỳ chưa khóa | Xem lập tờ khai |
| Thao tác khóa kỳ để lại vết: ai, thời điểm, lý do | Lý do mặc định là khóa kỳ sau đối soát |
| Cần điều chỉnh thì bấm mở kỳ - cũng để lại vết | Lý do mặc định là mở kỳ để điều chỉnh |
| Lượt đối soát được ghi nhật ký truy cập | Ai đọc dữ liệu hộ nào, lúc nào |
Hỏi đáp
Những chỗ hay vướng
Chọn hộ mà không ra kết quả?
Kiểm tra đã bấm nút Đối soát chưa, và hộ có đơn hoàn tất trong kỳ đã chọn không.
Còn đơn lệch thì khóa kỳ được không?
Được, nhưng phần mềm hỏi xác nhận. Nên xử lý hết đơn lệch trước - khóa kỳ khi số còn lệch nghĩa là bạn chốt một con số bạn biết là chưa đúng.
Khóa nhầm kỳ thì sao?
Bấm Mở kỳ để điều chỉnh. Thao tác này để lại vết đầy đủ gồm người thực hiện, thời điểm và lý do - đó là chủ ý, không phải phiền phức.
Đối soát có sửa hay xóa dữ liệu của hộ không?
Không. Đối soát chỉ đọc và so khớp. Việc điều chỉnh chứng từ do hộ tự làm trên phần mềm bán hàng của họ, bằng chứng từ đảo hoặc thay thế, không xóa cứng.
Hộ nói đã phát hành hóa đơn mà vẫn báo thiếu?
Hóa đơn có thể đang ở trạng thái chờ hoặc bị lỗi. Phát hành hóa đơn thật cần chứng thư số và kết nối với tổ chức truyền nhận - chưa cấu hình thì hóa đơn nằm chờ và đối soát ghi nhận là thiếu. Đây là việc phía hộ cần xử lý.
Muốn quét bất thường cả danh mục thay vì từng hộ?
Dùng Soi sổ để quét toàn bộ hộ bạn quản lý, rồi quay lại đây soát chi tiết từng hộ có phát hiện.