Việc này giúp gì
Một hợp đồng, một chu kỳ phí, một bảng công nợ
Bạn đề xuất hợp đồng gồm phạm vi dịch vụ, phí mỗi kỳ, chu kỳ và ngày bắt đầu. Hộ kinh doanh (HKD) ký từ phần mềm bán hàng của họ thì hợp đồng chuyển sang đang hiệu lực. Từ đó mỗi kỳ bạn phát hành một hóa đơn phí và theo dõi khoản phải thu. Phần mềm mô hình hóa việc lập phí và theo dõi công nợ - tiền không chạy qua hệ thống.
Cần có trước
- Hộ đã ủy quyền cho bạn - xem nhận yêu cầu hợp tác. Hộ chưa hợp tác thì không đề xuất được.
- Hộ đó chưa có hợp đồng nào đang hiệu lực hoặc đang chờ ký. Mỗi hộ chỉ một hợp đồng tại một thời điểm.
- Đã thống nhất miệng với hộ về phạm vi công việc và mức phí - phần mềm chỉ ghi lại thỏa thuận, không thương lượng thay bạn.
Các bước
Từ đề xuất tới thu phí
-
Mở màn Hợp đồng dịch vụ
Màn hình gồm thẻ chỉ số ở trên (số hợp đồng đang hiệu lực, tổng công nợ phải thu), form đề xuất, bảng hợp đồng và bảng công nợ hóa đơn phí.
-
Điền form Đề xuất hợp đồng mới
Chọn HKD - ô này chỉ hiện hộ đang ủy quyền và chưa có hợp đồng hiệu lực hoặc chờ ký. Rồi điền:
- Phạm vi dịch vụ - mô tả công việc bạn nhận làm, ví dụ ghi sổ, đối soát, lập và nộp tờ khai hàng kỳ, quyết toán năm.
- Phí mỗi kỳ - số tiền tính bằng đồng.
- Chu kỳ - Tháng hoặc Quý.
- Bắt đầu từ - ngày hợp đồng dự kiến có hiệu lực.
- Ghi chú - tùy chọn.
-
Gửi đề xuất tới hộ
Bấm Gửi đề xuất tới HKD. Hợp đồng xuất hiện ở bảng với trạng thái Chờ HKD ký. Hộ ký từ phần mềm bán hàng của họ; ký xong thì trạng thái ở đây tự đổi thành Đang hiệu lực.
Hộ cũng có thể từ chối - khi đó trạng thái là HKD từ chối và bạn đề xuất lại được.
-
Phát hành hóa đơn phí theo kỳ
Chỉ làm được khi hợp đồng đang hiệu lực. Trên dòng hợp đồng, nhập Kỳ theo dạng năm gạch tháng, ví dụ 2026-07 - phần mềm điền sẵn tháng hiện tại. Bấm Phát hành HĐ phí.
Mỗi kỳ chỉ một hóa đơn cho một hợp đồng. Phát hành trùng kỳ sẽ bị chặn kèm thông báo.
-
Theo dõi công nợ phải thu
Hóa đơn vừa phát hành xuống bảng Công nợ phải thu với trạng thái chờ thanh toán. Bảng ghi rõ hộ, kỳ, số tiền, trạng thái, ngày phát hành và ngày đã trả. Thẻ chỉ số ở đầu màn cộng dồn mọi hóa đơn còn chờ thanh toán.
-
Hủy hóa đơn hoặc kết thúc hợp đồng khi cần
Hóa đơn còn chờ thanh toán có nút Hủy, có bước xác nhận. Hóa đơn đã thanh toán thì không hủy được. Muốn dừng quan hệ dịch vụ thì bấm Kết thúc trên dòng hợp đồng đang hiệu lực, cũng có xác nhận.
Phạm vi ủy quyền
Tích rõ những việc hộ cho phép bạn làm
Trong form đề xuất, ngoài phạm vi công việc mô tả bằng lời, bạn tích các nhóm phạm vi ủy quyền có cấu trúc. Đây là căn cứ để phần mềm gác: việc không có trong hợp đồng thì bạn không làm thay được. Hộ ký hợp đồng thì các phạm vi này mới có hiệu lực.
- Lập tờ khai. Dựng hồ sơ tờ khai từ số liệu của hộ.
- Nộp tờ khai thay. Ký số và gửi tờ khai đi. Nhãn nhạy cảm - cần hộ duyệt từng lần khi làm.
- Ghi chứng từ đầu vào. Ghi thẳng chứng từ vào sổ của hộ, khi hộ bật cho phép.
- Điều chỉnh. Đề nghị chỉnh số liệu.
- Khóa kỳ kế toán. Chốt sổ một kỳ. Nhãn nhạy cảm - cần hộ duyệt từng lần khi làm.
Kết quả
Các trạng thái bạn sẽ gặp
| Trạng thái | Nghĩa là gì | Bạn làm được gì |
|---|---|---|
| Chờ HKD ký | Đã gửi đề xuất, hộ chưa ký | Chờ, hoặc nhắc hộ qua Cộng tác |
| Đang hiệu lực | Hộ đã ký | Phát hành hóa đơn phí, kết thúc hợp đồng |
| HKD từ chối | Hộ không đồng ý điều khoản | Đề xuất lại với điều khoản khác |
| Đã kết thúc | Quan hệ dịch vụ đã dừng | Đề xuất hợp đồng mới nếu hộ vẫn ủy quyền |
| Hóa đơn - chờ thanh toán | Đã phát hành, hộ chưa trả | Hủy hóa đơn nếu phát hành nhầm |
| Hóa đơn - đã thanh toán | Hộ đã trả từ phía họ | Không hủy được nữa |
Hỏi đáp
Những chỗ hay vướng
Báo đã có hợp đồng đang hiệu lực hoặc chờ ký?
Hộ đó đang có một hợp đồng chưa kết thúc. Kết thúc hợp đồng cũ trước, hoặc chờ hộ xử lý đề xuất hiện tại.
Báo chưa được hộ này ủy quyền?
Bạn chỉ đề xuất được cho hộ đang hợp tác. Duyệt lời mời ở Yêu cầu hợp tác trước.
Phát hành hóa đơn phí không được?
Kiểm tra hai điều: hợp đồng phải đang hiệu lực (hộ đã ký), và kỳ bạn nhập chưa có hóa đơn nào. Kỳ nhập theo dạng năm gạch tháng.
Hệ thống có chuyển tiền không?
Không. Phần mềm lập phí và theo dõi công nợ; việc thu tiền diễn ra ngoài hệ thống theo thỏa thuận giữa bạn và hộ.
Hộ ký hợp đồng ở đâu?
Ở phần mềm bán hàng của họ, tại màn hợp đồng đại lý. Sau khi hộ ký, trạng thái bên bạn đổi thành đang hiệu lực mà bạn không phải làm gì.
Phí phát hành có vào sổ không?
Có, khi hộ thanh toán. Lúc đó phần mềm tự ghi doanh thu dịch vụ bên bạn và ghi chi phí bên hộ. Bạn không thao tác vào sổ trực tiếp.